10 e-postfeil sjefer gjør

Hvor mange e-poster skriver du i løpet av en dag? Hvor mange e-poster svarer du på?

For mange sjefer er det via innboksen den største delen av kommunikasjonen med både medarbeidere og omverdenen foregår.

Men det er mange fristelser å gi etter for, og mange fallgruver du må manøvrere unna, når du som sjef skal skrive e-post.

Det mener professor Tim Flood ved Kenan-Flagler Business School i North Carolina, ifølge Wall Street Journal.

Her deler han sin liste over de ti vanligste feilene sjefer gjør i e-poster:

1. Du bruker vage titler

Skriver du bare "møte" eller "spørsmål" i tittelfeltet gir det ikke mottakeren nok informasjon. Tenk på alt du kan få sagt i en fem til ti ord lang setning? Mottakeren får et klarere bilde av hva du er ute etter og det sparer dem tid.

2. Du gjemmer nyheten for langt ned

Skriv det viktigste først: Dato og tidsfrist er blant tingene som bør være med i de to til tre første linjene.

3. Du gjemmer deg bak "BCC"-feltet

Det er risikabelt og det kan være uetisk å bruke blindkopifeltet. Send heller den første e-posten som normalt, og videresend den til andre med en kort beskrivelse.

4. Du rydder ikke opp i rotet fra tidligere videresendinger eller svar

Vær tydelig i ditt svar, og hvilken del av e-posten du svarer til. Oppsummer diskusjonen så langt, og tving folk til å fokusere på det som er temaet. Vær forsiktig med å endre tittelen, siden det kan forstyrre sorteringsmekanismen i innboksen. Kutt ut repetisjoner og unyttig informasjon i teksten.

5. Du tar for lett på språket

Vær opptatt av å følge reglene for grammatikk og rettskriving, og vær varsom med hvordan du bruker for eksempel utropstegn. "Kjære Betty" er profesjonelt, "Kjære Betty!" er personlig mens "Kjære Betty" med punktum etter indikerer dårlig nytt, mener professoren. Hold deg unna store bokstaver og mange farger.

6. Du unngår å skrive lange e-poster, selv når det er behov for det

Ikke vær redd for å skrive lange e-poster, noen ganger så fungerer det best. Men hjelp leserne ved å strukturere e-posten, for eksempel ved å gi en kort oppsummering av hva den inneholder, slik at folk kan skumme etter nøkkelord. Vær tydelig på hvilken respons du er ute etter: "Vær så snill å gi meg beskjed innen mandag om hva dette betyr for teamet ditt".

7. Du skriver for rotete

Hold deg til korte avsnitt, ideelt sett bare tre til fem linjer, og gi e-posten luft.

8. Du glemmer mennesket i den andre enden

Gi ros! Å skrive "godt jobbet" krever liten tid og plass, men kan bety mye. Bare det å ønske noen god helg i slutten av e-posten kan gi positive signaler uten å forstyrre budskapet i den.

Gi aldri negative tilbakemeldinger i en e-post, ta det ansikt til ansikt. Unngå ironi, sarkasme og kommentarer som er på kanten, og tilpass stilen din til ditt publikum.

9. Du tror at e-post funker best

Men du tar feil, for e-post er ifølge professoren ikke den beste måten å kommunisere på i alle tilfeller. Trenger du et raskt svar? Oppsøk dem og spør. Vil du ha et svar på flere e-poster? Ring vedkommende. Vil du gi meldingen mer tyngde? Skriv et brev.

10. Du glemmer at e-post varer evig

Vi sletter og sletter, men e-poster kan forbli på servere og med et tastetrykk sendes videre. Angrer på du på en e-post etter at den er sendt, er det for sent.

Les flere nyheter på E24 Jobb.