Annonse
MANGE FEIL: Det er mange fallgruver når du som sjef skal skrive e-post, mener kommunikasjonsprofessor. Foto: Sean Locke
10 e-postfeil sjefer gjør
Går det fort i svingene før du trykker på send? Se her hva som er de verste e-postfeilene du gjør som sjef.
Utvalgte stillinger
Rådgiver ved Beredskapsavdelingen i Horten
Kystverket
Sted: Horten | Frist: 29.03.2010
Rekrutteringsselskaper
Annonse
Annonse
Annonse
Regnskapstall og nøkkelpersoner
Hvor mange e-poster skriver du i løpet av en dag? Hvor mange e-poster svarer du på?
For mange sjefer er det via innboksen den største delen av kommunikasjonen med både medarbeidere og omverdenen foregår.
Men det er mange fristelser å gi etter for, og mange fallgruver du må manøvrere unna, når du som sjef skal skrive e-post.
Det mener professor Tim Flood ved Kenan-Flagler Business School i North Carolina, ifølge Wall Street Journal.
Her deler han sin liste over de ti vanligste feilene sjefer gjør i e-poster:
1. Du bruker vage titler
Skriver du bare «møte» eller «spørsmål» i tittelfeltet gir det ikke mottakeren nok informasjon. Tenk på alt du kan få sagt i en fem til ti ord lang setning? Mottakeren får et klarere bilde av hva du er ute etter og det sparer dem tid.
2. Du gjemmer nyheten for langt ned
Skriv det viktigste først: Dato og tidsfrist er blant tingene som bør være med i de to til tre første linjene.
3. Du gjemmer deg bak «BCC»-feltet
Det er risikabelt og det kan være uetisk å bruke blindkopifeltet. Send heller den første e-posten som normalt, og videresend den til andre med en kort beskrivelse.
4. Du rydder ikke opp i rotet fra tidligere videresendinger eller svar
Vær tydelig i ditt svar, og hvilken del av e-posten du svarer til. Oppsummer diskusjonen så langt, og tving folk til å fokusere på det som er temaet. Vær forsiktig med å endre tittelen, siden det kan forstyrre sorteringsmekanismen i innboksen. Kutt ut repetisjoner og unyttig informasjon i teksten.
5. Du tar for lett på språket
Vær opptatt av å følge reglene for grammatikk og rettskriving, og vær varsom med hvordan du bruker for eksempel utropstegn. «Kjære Betty» er profesjonelt, «Kjære Betty!» er personlig mens «Kjære Betty» med punktum etter indikerer dårlig nytt, mener professoren. Hold deg unna store bokstaver og mange farger.
6. Du unngår å skrive lange e-poster, selv når det er behov for det
Ikke vær redd for å skrive lange e-poster, noen ganger så fungerer det best. Men hjelp leserne ved å strukturere e-posten, for eksempel ved å gi en kort oppsummering av hva den inneholder, slik at folk kan skumme etter nøkkelord. Vær tydelig på hvilken respons du er ute etter: «Vær så snill å gi meg beskjed innen mandag om hva dette betyr for teamet ditt».
7. Du skriver for rotete
Hold deg til korte avsnitt, ideelt sett bare tre til fem linjer, og gi e-posten luft.
8. Du glemmer mennesket i den andre enden
Gi ros! Å skrive «godt jobbet» krever liten tid og plass, men kan bety mye. Bare det å ønske noen god helg i slutten av e-posten kan gi positive signaler uten å forstyrre budskapet i den.
Gi aldri negative tilbakemeldinger i en e-post, ta det ansikt til ansikt. Unngå ironi, sarkasme og kommentarer som er på kanten, og tilpass stilen din til ditt publikum.
9. Du tror at e-post funker best
Men du tar feil, for e-post er ifølge professoren ikke den beste måten å kommunisere på i alle tilfeller. Trenger du et raskt svar? Oppsøk dem og spør. Vil du ha et svar på flere e-poster? Ring vedkommende. Vil du gi meldingen mer tyngde? Skriv et brev.
10. Du glemmer at e-post varer evig
Vi sletter og sletter, men e-poster kan forbli på servere og med et tastetrykk sendes videre. Angrer på du på en e-post etter at den er sendt, er det for sent.
Forsiden
Nullrente sørget for børsopptur
Fed holdt renten rekordlav og markedet kunne puste lettet ut. Les mer
Ingen skjønner hva som feiler Prius
Det er foreløpig ingen svar på hva som er feil med den siste tidens løpske Toyota Priuser. Les mer
Garanterer lav rente i lang tid
Den amerikanske sentralbanken ser bedring i økonomien, men vil holde renten lav i lang tid fremover. Les mer
SAS må betale Norwegian
175 millioner
SAS vurderer å anke etter å ha blitt dømt til å betale 175 millioner kroner til Norwegian.
- Må redde
eurosamarbeidet
Strid mellom Frankrike og Tyskland truer med å splitte eurogruppen. Les mer
USA truer Kina
med straffetiltak
Kina vil bli møtt med amerikanske straffetiltak hvis landets myndigheter ikke skriver opp verdien på valutaen yuan, ifølge et lovforslag som legges fram i Senatet.
Skal gjøre Wall Street
snus-avhengig
Swedish Match sikter på å doble antall utsalgssteder for snus i USA.
Annonse
Analytikerbesøk løftet
Rec til værs
En oljeprisoppgang og en god nyhet for Hellas sendte børsen oppover, og i front for oppgangen befant solkjempen Rec seg.
Tidenes prinsesse-nøtt
Er det lov å melde seg på engleskole som anonym journalist og så brette ut folks gleder og sorger? spør E24s spaltist Jarle Aabø.
- Vil gi handelskrig
Økonomiprofessor og nobelprisvinner Paul Krugman vil innføre en importtoll for å fremtvinge sterkere kinesisk valuta.
Annonse
Jobb
- Lederskap er ikke magi
Her er de fem reglene du må følge for å bli en god leder, mener lederguru Dave Ulrich. Les mer
- Toyota-sjefen er arrogant
Akio Toyoda har fått krass kritikk for sin håndtering av krisen selskapet nå gjennomgår. Mange mener han likevel vil klare seg på grunn av navnet. Les mer
Tidligere Merill-topp blir CIT-sjef
John Thain skal redde krisetruet amerikansk storbank. - Hvis han klarer dette, så blir han kongen, sier analytiker. Les mer
Forsiden
Rentemøtet i fokus på Wall Street
Fed holdt renten rekordlav og markedet kunne puste lettet ut. Les mer
Google-telefonen flopper i USA
Apples iPhone har slått knockout på Google-telefonen Nexus One. Les mer
Journalistene liker BI best
Kommunikasjonsavdelingen på BI troner øverst i ny undersøkelse. Les mer
Børs
SAS må betale Norwegian 175 millioner kroner
Borgarting lagmannsrett hever erstatningsbeløpet SAS må betale Norwegian for industrispionasje. Les mer
Swedish Match skal friste Wall Street med General snus
Swedish Match sikter på å doble antall utsalgssteder for General snus i USA i løpet av året. Les mer
Noreco overtar lisens i Barentshavet
Noreco har overtatt en eierandel på 50 prosent og blitt operatør for lisensen PL396 i Nordkapp-bassenget i Barentshavet. Les mer
Forum
Kommentar
ELIN ØRJASÆTER
Kommentator
PER VALEBROKK
Redaktør
ØYSTEIN SJØLIE
Journalist