Overvåker jeg ansatte med firmabil?

Har du en lederutfordring?

Hver uke svarer arbeidsrettsekspert og advokat Trond Stang og HR-direktør i Egmont Christine Aalstad Bækkelund på spørsmål fra deg som har personalansvar.

Lurer du på noe? Send oss dine spørsmål her!

Ukens spørsmål:

«Jeg leder et VVS-firma med 20 mann. Alle har hver sin firmabil som nylig har fått installert elektronisk kjørebok av typen Abax. Hensikten er mer effektiv biladministrasjon og ryddighet i forhold til beskatning, men de ansatte protesterer fordi de opplever at jeg nå kan overvåke hvor de/ bilene befinner seg til enhver tid.

For å videreføre diskusjonen med de ansatte, vil jeg vite mer om hvordan dette kan benyttes i en eventuell konflikt med den enkelte arbeidstaker? Det er jo det de er redde for.»

Svar fra Trond:

Elektronisk kjørebok er et effektivt verktøy for å ivareta skattelovgivningens krav til dokumentasjon. Den gir oversikt over i hvilket omfang yrkesbilen brukes til arbeidsrelaterte formål og hva som er privat bruk. Kjøreboken vil i utgangspunktet registrere alle opplysninger om kjøretøyets bevegelser samt tidspunkt og på denne måten gir den en ganske detaljert beskrivelse av ansattes bevegelser. Av kjøreboken vil man således kunne få tilgang til en del overskuddsinformasjon knyttet til ansattes daglige bevegelser. Hvorvidt dette setter arbeidstaker i en overvåkningssituasjon kommer imidlertid an på hvordan arbeidsgiver bruker disse opplysningene.

Av spørsmålet følger det at hensikten med den elektroniske kjøreboken er effektiv bil-administrasjon og ryddighet i forhold til beskatning, som fremstår som saklige formål for et firma av denne typen.

Dersom firmaet har angitt til sine ansatte den ovennevnte hensikt som formålet ved installeringen av kjørebøkene, kan opplysningene fra kjørebøkene etter vårt syn ikke brukes til noe annet enn nettopp de angitte formål. Av personopplysningsloven § 11 følger det nemlig at personopplysninger bare kan nyttes til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i den behandlingsansvarliges virksomhet. Dette innebærer at firmaets ledelse ikke kan innføre kjørebøkene ut fra et nærmere angitt formål, for deretter å benytte opplysningene til andre formål enn de som faktisk er angitt.

Svar fra Christine:

Jeg ser medarbeidernes poeng og lurer litt på bakgrunnen for deres bekymring. Hvis dere har gjensidig tillit mht. ord og handling, burde vel ikke dette være en stor problemstilling?

For ledelsens tillit er det i alle fall  viktig at dere ikke fristes til å bruke Abax til noe annet enn formålet. Dersom enkelte er følsomme på kjøreboksystemet fordi de blir «fulgt godt med på» – kanskje med rette, så bør dere vel ta den type samtaler nå, men helt uavhengig av Abax. Det finnes greie metoder for å følge opp arbeidsdisiplin og effektivitet. Dere har sikkert estimert tid for ulike VVS-oppgaver, oversikt over hva som er fakturert per medarbeider og annet som  kan følges opp per person. Eventuell kjøring kan følges opp i forhold til oppdragene ved avvik. I tillegg kan kundeundersøkelser fange opp effektivitet og kvalitet i arbeidet når de blir utført rett i etterkant av et oppdrag.

Hvis du vil bruke resultatene av dette i en tvist, bør slik oppfølgingen omfatte alle. Legg gjerne inn incentivordninger til de som leverer bra. De som ikke leverer bra må dere vurdere om skal utvikles, eller i verste fall avvikles.