Slik skriver du jobbmail

Kan du bruke smileys i mail til sjefen, og hvor mange er det greit å sende kopi til? Her er 11 tips til hvordan du hvordan du unngår jobbmail-tabbene.

<p>JOBBMAIL: "Hmm, skal jeg legge inn et lite blunkefjes til slutt der, mon tro?" Det er ikke alltid godt å vite hva som er korrekt å gjøre i jobbsammenheng.<br/></p>

JOBBMAIL: "Hmm, skal jeg legge inn et lite blunkefjes til slutt der, mon tro?" Det er ikke alltid godt å vite hva som er korrekt å gjøre i jobbsammenheng.

Hvordan du formulerer deg i en mail, om du har mange skrivefeil og om du bruker smilefjes eller ikke, kan faktisk ha mye å si for hvordan du blir oppfattet av kolleger eller kunder.

Derfor kan det være greit med noen tips til hvordan du skriver jobbmail. Med utgangspunkt i en artikkel i Harvard Business Review, og med gode råd fra sosiale medier- og digital kommunikasjonsekspert Astrid Valen-Utvik, har vi laget en liste med tips som kan gjøre arbeidshverdagen lettere.

Her er de elleve tipsene som kan gjøre mailhverdagen din litt lettere:

1. Kom fort til poenget

De fleste får mange mailer om dagen, og vi har ikke tid eller lyst til å lese en A4-side med tekst før det egentlige poenget kommer. Spar kolleger og kunder for tid, kom deg til poenget.

2. Skriv korrekt

Jo da, en og annen skriveleif kan det bli i en travel jobbhverdag. Men anstreng deg litt for å skrive mest mulig korrekt. Om ikke annet, kan en feilfri og velskrevet mail gjøre at din mail skiller seg positivt ut, hvis mottageren selv er perfeksjonist eller spesielt opptatt av grammatikk. Dermed er sjansen også større for at du får et raskt og hyggelig svar tilbake.

Harvard Business Review siterer skriveeksperten Bryan A. Garner på følgende:

– Det tar kortere tid å skrive en forståelig beskjed første gang, enn det tar å skrive en ny for å forklare hva du egentlig mente.

3. Bruk smilefjes – hvis mottageren bruker det

Når du skal vurdere hvor uformell du kan være, eller om det er greit å innlemme smilefjes i e-posten, avhenger av hva slags forhold du har til vedkommende.

– Det er stor forskjell på om det er en kollega eller en kunde. Kolleger kjenner man gjerne godt, og vet hvordan uttrykker seg, sier rådgiver innen sosiale medier og digital kommunikasjon, Astrid Valen-Utvik.

Dersom du skal sende en første e-post til noen man ikke har utvekslet e-poster med før, mener hun du bør droppe smilefjesene.

– Dersom mottageren da svarer deg med en uformell tone, og krydrer med smilefjes, kan du gjerne slenge på en eller to, om det passer deg og din skrivemåte, foreslår Valen Utvik.

<p><b>IKKE SMILEY-ENTUSIAST:</b> Statsviter, forfatter og redaktør Frank Rossavik setter ikke pris på utstrakt smilefjesbruk.<br/></p>

IKKE SMILEY-ENTUSIAST: Statsviter, forfatter og redaktør Frank Rossavik setter ikke pris på utstrakt smilefjesbruk.

En grunn til at du bør bruke smilefjes med omhu, er at ikke alle er like begeistret for dem, slik som redaktør og forfatter Frank Rossavik:

– Bruk av smilefjes signaliserer manglende evne til å uttrykke seg skriftlig. Hos meg er slikt aldri noen fordel. Ikke dermed sagt at noen utelukkes bare av et smilefjes, sier

statsviter, sier Rossavik til E24.

4. Sjekk hvem som er mottager før du trykker på Send-knappen.

Dette kan undertegnede skrive under på. For noen år tilbake, da jeg jobbet som journalist i en annen avis, hadde jeg en mailutveksling med en kommunikasjonsansvarlig i et større firma. Det er fullt mulig jeg hadde en dårlig dag, men denne personen fremsto der og da som vanskelig å forholde seg til, noe jeg ville formidle til min leder. Planen var derfor å videresende mailen til lederen min, men i et opphetet øyeblikk trykket jeg i stedet på «Svar»-knappen.

Innholdet i mailen er for det aller meste fortrengt, men innledningen av mailen – som det altså var den omtalte personen som fikk lese – lød i hvert fall omtrent som følger: «Nå har det visst rablet for hun [firmanavn]-damen» ...

Historien i dette tilfellet endte godt, takket være en hyggelig og (overraskende) forståelsesfull person i den andre enden, men det var noen minutter der som var langt fra hyggelige for avsender.

5. Ikke eksperimenter med fonten

Det kan se festlig og kreativt med en sprek font, kanskje i en neongrønn farge. Men et godt tips er å droppe dette i jobbsammenheng.

– Innholdet er viktigere enn utformingen, påpeker Valen-Utvik.

6. Skriv kort og presist i emnefeltet

Ikke send mail uten en kort og presis emnetittel.

Valen-Utvik mener at emnefeltet skal gi en god indikasjon på hva mailen handler om, slik at mottageren raskt kan ta stilling til om han eller hun trenger å lese den raskt eller at den kan avvente.

– Det er også viktig med en god signatur, hvor man for eksempel kan vise til andre sosiale kanaler man kan nås gjennom, eller i det minste ha med et telefonnummer du kan nås på, legger Valen-Utvik til.

7. Ikke skriv for langt

Som nevnt i punktet om å komme til poenget, har mange en travel jobbhverdag hvor de kan bli frustrerte hvis de må bruke veldig mye tid på å lese en lang mail, hvor kanskje også poenget blir gjemt bort eller kommer sent.

Må du skrive en lengre mail, må du i hvert fall passe på at du deler teksten opp i avsnitt, og det kan også være lurt å utheve viktige poenger med fet skrift.

Dersom det er lenge siden du har hatt kontakt med personen, kan det være greit med en oppdatering på hva som har skjedd siden sist, men igjen – kom raskt til poenget.

8. Ikke alle beskjeder bør sendes på mail

Dersom du har veldig dårlig nyheter eller vil ta opp sensitive ting, bør du vurdere om beskjeden bør formidles på andre måter enn via mail.

Valen-Utvik påpeker imidlertid at det finnes enkelte grunner til at man må sende en skriftlig henvendelse:

– Det er nok få ledere som sender en oppsigelse på mail, men i noen tilfeller er det slik at leder må sende et skriftlig varsel eller advarsel en viss tid i forveien, for at det skal være dokumenterbart. Men tenk gjennom hvordan mottageren kan reagere på beskjeden, og vurder om det heller kan løses lettest og best med en tomannsprat, råder Valen-Utvik.

Hun legger til at dersom man på forhånd innser at en mail kan komme til å føre til en lang rekke mailer frem og tilbake med argumentasjon for og imot, kan det være like greit og tidsbesparende å ta et halvtimes møte.

9. Ikke videresend til – eller kopier inn – alle på jobben alltid

Et godt tips fra skriveeksperten Garner er å aldri sende mail til noen som kan bli forvirret over hvorfor de står oppført som mottager av mailen.

Unngå også for enhver pris å trykk på «Svar alle»-knappen dersom mottakerlisten er lang som et vondt år, og ditt svar strengt tatt bare er myntet på avsender.

<p>-FÆRRE VITSEMAILER: Sosiale medier- og digital kommunikasjonsrådgiver Astrid Valen-Utvik i konsulentfirmaet Valen-Utvik tror det har blitt færre vitsemailer til kolleger etter gjenombruddet for sosiale medier.<br/></p>

-FÆRRE VITSEMAILER: Sosiale medier- og digital kommunikasjonsrådgiver Astrid Valen-Utvik i konsulentfirmaet Valen-Utvik tror det har blitt færre vitsemailer til kolleger etter gjenombruddet for sosiale medier.

Mange arbeidsplasser har gjerne en «moroklump» som fôrer kollegene med vitsemailer og søte kattepus-videoer, noe som heller ikke blir så godt mottatt, hvis det blir for mye av det.

Valen-Utvik tror det kanskje har blitt færre av denne typen mailer til kollegaene etter at sosiale medier slo gjennom for alvor.

– De som har behov for å formidle den slags, får nok i større grad behovet sitt dekket gjennom Facebook og andre sosiale kanaler nå, og slipper dermed å spamme kollegaene sine. Jeg tror mail i større grad har blitt et rent kommunikasjonsmiddel for relevante ting, sier Valen-Utvik.

10. Tenk på timingen

En god regel er å ikke sende mail helt på slutten av dagen eller rett før eller i helgen, dersom du ikke har veldig gode grunner. Faren er da stor for at du ikke får svar, og at mailen kan bli glemt.

11. Svar raskt – eller ikke ...

Google-toppene mener man bør gi raske svar på mail, fordi det skaper en positiv spiral av kommunikasjon som høyner sannsynligheten for at kollegaene dine vil inkludere deg i viktige diskusjoner og beslutninger.

Valen-Utvik er ikke like skråsikker.

– Da jeg akkurat hadde begynt å jobbe, svarte jeg på mail omtrent før det sa pling. Etter hvert skjønner man at folk ikke forventer å bli svart på sekundet en mail er sendt ut, og vi krever det sjelden av andre, så hvorfor skal vi «overlevere» på svartid selv?, spør Valen-Utvik.

Hun mener man bør prioritere det som haster mest, og ta det andre når du har tid.

– Det kan for mange være lurt å strukturere arbeidshverdagen slik at man besvarer mail i bolker i løpet av dagen, slik at man ikke hele tiden må avbryte det arbeidet man holder på med, sier Valen-Utvik, og legger til:

– Man må huske på at mail er et verktøy man har for å kunne gjøre andre ting. Mange føler nok nesten at å lese og skrive mailer er jobben deres, men jeg vet ennå ikke om noen som er ansatt for å skrive mail.

Vis kommentarer

Kjære kommentarfeltbruker!

Vi ønsker dine argumenter og meninger velkommen. Vær saklig og vis omtanke, mange leser det du skriver. Gjør debatten til en bedre opplevelse for både andre og deg selv.

Les mer om våre regler her.

Per Valebrokk, ansvarlig redaktør E24

På forsiden nå