Slik tar du kontroll over e-postboksen

Svulmende e-postboks første dag på jobb? Her er eksperttipsene til hvordan du kan styre e-posten, og ikke la den styre deg.
<p><b>Full innboks?</b> Ikke start fra toppen, men angrip e-posten med en plan er det første ekspertrådet.</p>

Full innboks? Ikke start fra toppen, men angrip e-posten med en plan er det første ekspertrådet.

Tilbake på jobb. I dag skal mange tilbake på jobb etter lang juleferie. Og møter en svulmende e-postboks når de kommer på kontoret. Her er noen tips til hvordan du kan rydde opp på en kjapp måte.

For deg som har som nyttårsforsett å få bedre e-postkontroll over tid har vi også en metode litt lenger ned i artikkelen.

Dine Penger har vært i kontakt med flere eksperter om hvordan man behandler e-postene sine. Og tipsene deres kan i første runde tas ned til tre enkle regler:

  • Slett
  • Prioriter
  • Behandle


Ikke start uten plan! Cecilie Thunem-Saanum holder kurs og gir rådgivning om tidsbruk, deriblant e-postbehandling. Hun påpeker hvorfor e-postboksen kan virke overveldende å komme på jobb etter en lang ferie:

<p><b>Ikke så mye?</b> Cecilie Thunem-Saanum påpeker at en av grunnene til at e-postboksen kan virke veldig full er at vi har sett deler av e-postene på mobilen gjennom ferien. - Fordi vi allerede før vi kommer på jobb igjen aner at her blir det mye jobb å gjøre. Dermed åpner vi mailen med forutinntatt stress – ofte med god grunn, sier hun.<br/></p>

Ikke så mye? Cecilie Thunem-Saanum påpeker at en av grunnene til at e-postboksen kan virke veldig full er at vi har sett deler av e-postene på mobilen gjennom ferien. - Fordi vi allerede før vi kommer på jobb igjen aner at her blir det mye jobb å gjøre. Dermed åpner vi mailen med forutinntatt stress – ofte med god grunn, sier hun.

– Det mange av oss også gjør, er at vi leser mail via mobil i ferien, og deretter markerer den som ulest. Det gir ikke bare en full mailboks, det gir også et fullt hode.

Hun peker på at det er nyttig å ha en system før man gyver løs:

– Vi har lett for å bare begynne i en ende, uten å systematisere type mail og arbiedsrytme. Så blir vi sittende, dypt konsentrert, å svare vilkårlig. Det kan oppleves som effektivt, men er det sjelden, mener hun.

Årsaken er at man da bruker opp tid på å ta inn informasjon og svare på saker som ikke haster, eller som ikke har stor viktighet. Når du kommer til viktigere mail, er hodet slitent av høyt tempo og mye informasjon via skjerm.

Slett ulest! Mange abonnerer på ulike nyhetsbrev og varsler. For mange er det disse som fyller opp e-postboksen.

– Noe av det første jeg gjør etter en ferie (og egentlig underveis i ferien), er å slette denne type mailer – ulest, om ikke noe spesielt står imot meg som særdeles interessant eller viktig, forteller Astrid Valen-Utvik. Hun driver eget konsulentfirma og rådgir om blant annet sosiale medier.

Et tips til en slik hardhudet sletteprosess er å sortere e-postene etter avsender, og finne de «verste» avsenderne og slette. (Dette fungerer selvfølgelig best om du ikke bruker innboksen som arkiv, og har flere tusen e-poster i innboksen.)


To-minuttersregelen. Astrid Valen-Utvik forteller at hun forteller at når hun går gjennom e-postene, bruker hun en enkel regel: Det som tar mindre enn to minutter å svare på tar hun fortløpende for å få det raskt ut av veien.

<p><b>Slett:</b> Astrid Valen-Utvik forteller at hun sletter aktivt e-poster fra nyhetsbrev og lignende. Og hvis hun sletter to uten å lese dem, forsøker hun å av-abonnere for å minske støyen i epostboksen.</p>

Slett: Astrid Valen-Utvik forteller at hun sletter aktivt e-poster fra nyhetsbrev og lignende. Og hvis hun sletter to uten å lese dem, forsøker hun å av-abonnere for å minske støyen i epostboksen.

En slik to-minuttersregel snakker også en annen ekspert – Morten P. Røvik varmt om. Han er meget opptatt av å bruke e-post riktig, og holder blant annet kurs i metodikken inbox zero (som vi forteller om lenger ned):

– «To-minuttersregelen» vil hjelpe mange i hverdagen. Man kan for eksempel svare kjapt på e-posten, og så er jobben gjort. Deretter legger du eposten i en arkiv-mappen, forteller Morten.

Hvis du har mye e-post i innboksen peker Cecilie Thunem-Saanum på at «To-minuttersregelen» kan være en felle:

– Fordi der er så mange av disse e-postene kan det fort tar resten av dagen.

Les også:I år får du en ekstra ferieuke

Prioritere. Når det uviktige er slettet bort, er det på tide å gå gjennom for å prioritere. Våre eksperter har litt ulike innfallsvinkler på hvordan dette kan gjøres.

Cecilie Thunem-Saanum og Astrid Valen-Utvik har begge et system der de prioriterer de ulike e-postene etter viktighetsgrad og hva som haster. Ta det som er viktig og haster først, og det som bare er viktig, men ikke haster etterpå.

Morten Røvik er tilhenger av å legge e-postene du må gjøre noe med i en egen mappe, og deretter prioritere fra den med magen. Ser mer om det under.

Men de er enige om en ting: flytt e-postene bort fra selve innboksen til en egen mappe med ting du skal gjøre, slik at du har et sted å se etter e-poster du skal gjøre noe med.

Dessuten sier de også at du ikke skal lage et system som blir for komplisert. Gjør det så enkelt at du klarer å gjennomføre det i lenger tid.

Det er viktig å være tøff når du prioriterer. Det kan være vanskelig å vite hva man skal prioritere, men Cecilie Thunem-Saanum har en syretest hun anbefaler:

– Si til deg selv: «Hva får størst konsekvens om jeg lar være å svare nå?».


Behandle. Cecilie Thunem-Saanum slår hun et slag for telefonen:

– Vurdere også om noen av mailene kan besvares lettere med en rask telefonsamtale. Både for å variere arbeidsrytme, og for å unngå mail-korrespondanse frem og tilbake, når en sak kan ordnes i én operasjon med en telefonsamtale, sier hun.

Astrid Valen-Utvik mener også at du har litt tid på å gå gjennom e-postene nå etter jul:

– Mailer sendt i juleferien, krever ikke umiddelbart svar første arbeidsdag. Man kan unne seg litt slack, både i forbindelse med juleferie, men også ellers. Er det noe som haster veldig, får man en ny mail eller evt en telefon som purring, sier hun.

Les også:Slik får du stålkontroll på økonomien din

Inbox zero – bedre kontroll

Hvis et av nyttårsforsettene er å få bedre kontroll over e-posten, og holde den kontrollen ut over denne uken. Da kan det nye året være tiden for å innarbeide nye rutiner. Et kjent sett av rutiner for å behandle e-post på en rask måte er inbox zero.

Morten P. Røvik er kurs- og foredragsholder i GTD – Getting Things Done-metodikken. Han er skandinavias eneste sertifiserte GTD-instruktør og er blant annet meget opptatt av å bruke e-post riktig.

<p>Morten P. Røvik, er ivrig forkjemper for inbox zero. Han mener at vi må lære oss selv å være kunnskapsarbeidere.<br/></p>

Morten P. Røvik, er ivrig forkjemper for inbox zero. Han mener at vi må lære oss selv å være kunnskapsarbeidere.

–– Jeg er tilhenger av Inbox Zero - det er den beste måten å ha «sinn og samvittigheten ren», sier han.

Inbox Zero er en metodikk der du fortløpende rydder i e-postboksen. Målet er at det skal være null - zero - meldinger, derav navnet.

– Men det at du skal rydde betyr ikke at du skal sitte å svare på e-post hele tiden, forteller Morten Røvik.

Morten forteller at Inbox Zero kan gjøres veldig enkelt. Å starte med det ved årets inngang mener han også er lurt, for å starte året på ny frisk.

– Gjør det, og se om du ikke blir lett euforisk, er hans oppfordring:

Slik kan du gjøre det:

1) I innboksen oppretter du en undermappe som du kan kalle «Arkiv». Deretter går du så langt tilbake du mener du skal og legger alle e-poster som er eldre i arkiv-mappen.

2) Opprett en undermappe til som heter «Actions» (eller Handlinger), i denne skal du etterhvert legge eposter som må behandles, men som du ikke tar akkurat nå.

3) Start å gå gjennom e-postene dine, eller behandle som Morten Røvik kaller det. Gjør det på følgende måte, anbefaler han:

  • Se på e-posten, og tenk over: «må jeg fysisk gjøre noe med denne»?
  • Hvis varet er «Nei», kast den, eller legg i arkivmappen.
  • Hvis svaret er «Ja», gjør du en vurdering av om du kan gjøre noe med den på under to minutter. Kan du det, så gjør det!
  • Hvis du må bruke mer enn to minutter, legger du e-posten i «Actions»


4) Gå gjennom e-postene dine på denne måten. Da vil du ganske fort komme igjennom.

Når du så har tid (eller satt av tid), tar du for deg epostene i «Actions-mappen» - altså de som trenger litt mer tid. Ta de viktigste først og svar på disse også.

– Se over listen, finn den viktigste du kan gjøre nå, og prioriter med magen. I en liste med 10-15 e-poster, tror jeg alle umiddelbart kan fortelle hvilken som er viktigst, sier Morten Røvik.

– Når man opp hastigheten, vil denne metoden være meget god. Dessuten blir man en råtass til å fatte beslutninger, sier Morten Røvik.


Har ikke lært kunnskapsarbeid. – Problemet er at folk sorterer tiden sin etter innboksen. Da vil den siste meldingen ta overhånd, ikke det som er viktigst, sier Morten Røvik. Han peker på at når vi i dag er kunnskapsarbeidere, er det ingen som har lært oss hvordan vi skal gjøre det:

–Da vi var fiskere og bønder gikk kunnskapen fra far til sønn. Ingen har lært oss i dag hvordan vi skal jobbe som kunnskapsarbeidere. Det må vi lære oss, sier Morten Røvik.

Han synes heller ikke vi får mye hjelp av e-postprogrammer som Outlook og Gmail:

– Jeg synes personlig at epostprogrammene er lagt opp til oppgavehåndtering, kun til kommunikasjon. Ingen av de tar høyde for utfordringene til kunnskapsarbriderne. Outlook gir deg 200.000 funksjoner du ikke trenger, men ikke de 10 du trenger. Hadde man f.eks satt opp Outlook slik folk trenger det, ville verden vært anderledes, sier Morten Røvik.



Vis kommentarer

Kjære kommentarfeltbruker!

Vi ønsker dine argumenter og meninger velkommen. Vær saklig og vis omtanke, mange leser det du skriver. Gjør debatten til en bedre opplevelse for både andre og deg selv.

Les mer om våre regler her.

Per Valebrokk, ansvarlig redaktør E24

På forsiden nå