Det ble utviklet som en følge av COVID-19, men KONCIV Office Booking har vist seg fordelaktig for smart og smidig kontordrift også etter pandemien. – Problemløsning på sitt beste, sier Linn Johnsen-Haglund i Kongsberg Digital, som har tatt i bruk det nye verktøyet.

Da pandemien spredte seg i vinter, ble hjemmekontor den nye normalen for mange arbeidstakere. Deretter møtte bedrifter atter en ny normal, da kontorer skulle gjenåpnes i tråd med smittevern og nye rutiner.

Tidkrevende med regneark

– Vi har nasjonale og internasjonale lokasjoner, og HR-avdelingene våre møtte nye utfordringer med organisering av trygge arbeidsplasser opp mot skiftende lokale retningslinjer, sier Johnsen-Haglund, som er Senior Vice President People and Culture i Kongsberg Digital. 

Opprinnelig planla selskapet å benytte regneark som verktøy for å koordinere overgangen fra hjemmekontor til selskapets kontorfasiliteter, forteller hun. 

Automatisert løsning

Kongsberg Digital er deleier i selskapet KONCIV og kjenner deres teknologi godt. I et møte mellom de to selskapene kom de frem til at KONCIV sin eksisterende logistikkprogramvare med noen tilpasninger kunne benyttes til automatisert planlegging av den nye arbeidshverdagen. 

Med verktøyet Office Booking kan selskapet nå definere tilgjengelig kapasitet på kontorene, planlegge arbeidsplassering internt og eksternt, la medarbeidere selv bestille tid på kontoret når de trengs der eller ønsker å komme inn, og administrere venteliste. Alt er automatisert og skybasert.

Penger spart

– Som et softwareselskap som bistår industrier med digitalisering, har vi virkelig sansen for å bruke digitale verktøy til å løse problemer. Og dette er problemløsing på sitt beste. KONCIV løste utfordringen raskt og kostnadseffektivt. Office Booking fungerte med en gang vi fikk det, helt uten behov for større implementering og opplæring. Dette er enkelt og det er penger spart, sier Johnsen-Haglund.

Bruken av Office Booking har gjort at Kongsberg Digital har kunnet åpne de norske kontorene og styre kapasiteten opp mot nasjonale retningslinjer, forteller hun. 

– I disse dager navigerer vi et nytt landskap hvor vi må sikre viktig interaksjon mellom medarbeidere, samtidig som vi må begrense risiko for smitte. Verktøyet er selvfølgelig ingen garanti for å forhindre smitte, men gir oss ekstra trygghet når vi nå også gjenåpner flere lokasjoner internasjonalt.

Pandemi-logistikk

Pandemien gjorde kontorfasiliteter til en utfordrende logistikkoperasjon, forteller administrerende direktør Henrik Heggland i KONCIV. 

– For større bedrifter ble det å prosentmessig skulle fordele kontorkapasitet, vite hvem som jobber hvor og samtidig ha oversikt over hvem som har vært på kontoret som en del av smittesporing, en stor administrativ oppgave. 

Med bred erfaring og en allerede eksisterende logistikkplattform, forsto Heggland og kollegene hans at de hadde noe å tilby.

Smittesporing

Selv om Office Booking-verktøyet ikke sporer de ansatte, kan det også spille en viktig rolle innen smittesporing. 

– Selskapene får raskt og enkelt ut listene over hvem som har vært til stede på hvilke dager. Noen mener at de kan bruke data fra adgangskort til å hente ut slik informasjon, men dette er ikke data som nødvendigvis er like tilgjengelig, og det er derfor helt nødvendig med andre løsninger, sier Heggland. 

Det ansatte forventer

Selv om Office Booking ble utviklet i og for unntakstilstand, mener Heggland at det vil gjøre logistikken for kontordrift bedre også etter pandemien. 

– Vi mener pandemien har lært selskaper at en tradisjonell, manuell styring av arbeidsplan og arbeidsplass ikke nødvendigvis er den mest effektive. Mer fleksible ordninger fungerer bra for mange, og da trengs det et godt verktøy som sikrer en smidig administrasjon. 

Johnsen-Haglund i Kongsberg Digital deler denne oppfatningen.