Artikkelen er produsert av Seneca i samarbeid med Microsoft

– Vi står midt oppi byggeperioden. Det er nå vi lærer hverandre å kjenne og blir bedre sammen, sier Lars Petter Kjær, prosjektleder for digitalisering og nye løsninger i nye Sandefjord kommune.

De tre kommunene Andebu, Stokke og Sandefjord utredet høsten 2014 sammenslåing. Vedtaket om å opprette den nye kommunen ble fattet februar 2015 og den 1. januar 2017 ble kommunene én.

– Vi har hatt knapt med tid til å få alt på plass. Vi kunne kanskje ha ønsket oss bedre tid, men samtidig har det vært motiverende å jobbe under et stort tidspress, forteller Kjær.

Prosjektlederen mener det er utfordrende og drifte kommunen godt samtidig som store endringer skal gjennomføres.

– Vi mekker på bilen mens vi kjører på motorveien, sier han.

Når 80 systemer skal bli færre enn 30 

Kommunen fikk 40 millioner kroner fra staten for å dekke direkte omkostninger knyttet til sammenslåingen, en stor del har gått til å etablere felles IKT-systemer.

Ifølge Kjær har den nye kommunen satset på digitalisering som et hovedvirkemiddel for å forenkle og effektivisere tjenestetilbudet til de til sammen drøye 60.000 innbyggerne.

– Det er mange oppgaver som skal landes. Flere digitale tjenester vil bli implementert i løpet av de neste to årene. Det er digitale tjenester rettet mot innbyggere og næringsliv, og mot kommunens ansatte.

Den nye kommunen benytter seg blant annet av Microsofts Office 365 for å samhandle mer effektivt internt i kommunen.

– Microsoft har gått fra å være det mange har sett på som en tilbyder av vanlige Office-produkter som Excel og Word, til å bli en tilrettelegger for viktig infrastruktur som muliggjør deling og mer effektiv samhandling digitalt, sier Kjær.

Den kommunale lederen forteller at de tre tidligere kommunene hadde opp mot 80 fagsystemer for de ulike kommunale tjenestene som lønn, økonomi, Nav, pleier og omsorg. Det vara bare et fåtall av systemene som var like.

– Felles systemer og bedre infrastruktur var første prioritet. Nå er hele IKT-strukturen betydelig bedre rustet til å møte fremtidens brukerbehov, forteller Kjær.

Nye og bedre løsninger: – På brukerens premisser

Og nettopp «brukerbehov» er ikke et tilfeldig valgt begrep. I samtale med Kjær kan han nesten høres ut som en forretningsmann når han snakker om tjenestetilbudet i den nye kommunen.

– Skal man dra nytte av digitaliseringen må man drive utvikling av tjenester på brukerens premisser. Det må være bra for innbyggerne og brukeropplevelsene må komme fort, sier han.

Videre mener Kjær at det ikke holder at intensjonen er god. 

– Vi må henge med i tiden, være i forkant og gjøre oss fleksible. Samtidig må vi ta høyde for at det er mye som gjenstår før vi er helt på plass. Det er mye arbeid som må gjøres før vi er i mål, sier IKT-sjefen. 

Surfer på en bølge

Han mener den nye kommunen nå griper mulighetene som en kommunesammenslåing fører med seg, nemlig at alle er innstilt på endring.

– Vi har et vindu som er åpent nå en relativt kort stund. Det gjelder å utnytte dette best mulig, mener Kjær.

Han sier det å være først ute i kommunereformen gir fordeler fordi kapasiteten og interessen er stor hos samarbeidspartnere.

– Vi er i gang, og i bevegelse. En kommunesammenslåing opplever man kanskje bare én gang i sitt yrkesaktive liv. Det er mange år til neste gang. Sammenslåingen åpner nye dører, og gir muligheter til å endre på infrastrukturer på en helt annen måte enn vi ellers kunne gjort.

Samtidig legger Kjær til at det ikke bare er å knipse med fingrene.

– Det er ikke lett å få ut effektene over natten, men for oss er mulighetene størst nå, sier Kjær.