Artikkelen er produsert av Formulere i samarbeid med Microsoft

Møterommet er på mange måter katalysatoren for gjennomføring av bedriftens strategier - der hvor mål og planer blir omsatt i beslutninger om konkrete handlinger. Ihvertfall er det slik det bør være. Dessverre kjenner altfor mange seg igjen i det motsatte: Kombinasjonen av ikke-optimale forberedelser, ustrukturerte møter, uvisshet om beslutninger og utflytende oppfølging.

– Selvopplevd svak møtekvalitet er kanskje den viktigste årsaken til at vi utviklet Decisions. Jeg har altfor mange ganger opplevd hvordan dårlige møter har skapt dårligere beslutninger, som helt tydelig har begrenset bedriftens potensial og prestasjoner, sier gründer Jørgen Solberg. Decisions er både produkt- og firmanavnet for virksomheten som drives fra start up-miljøet i Forskningsparken i Oslo.

 <p>Direktør Jørgen Solberg i Decisions.</p>
Direktør Jørgen Solberg i Decisions.

Beslutningspsykolog på laget

Hans ambisjon har vært klar: Ledere må få tilgang til nye intelligente digitale verktøy og teknologi som definerer rammene for produktiv samhandling i gruppen, sikrer fremdrift og stimulerer til gode beslutninger. Ikke minst derfor har Decisions med seg beslutningspsykolog Knut Ivar Karevold på laget - for å styrke den røde tråden mellom teknologi og kultur.

Samtidig som Solberg ønsket å utvikle mer effektive verktøy for møter, stod det klart for ham at målgruppen krevde brukervennlighet basert på kjente grensesnitt. Å sy sammen løsningene i Office 365, som de aller fleste kjenner fra før, ble veien til en plattform som knapt krever opplæring og hvor brukerne er “oppe og går” i løpet av et par timer.

Denne tilnærmingen har allerede skapt sine ambassadører både internasjonalt og i Norge. En av dem er Experis, en del av ManpowerGroup og et av landets aller største konsulentfirmaer innen it, økonomi og engineering.

– Ingen i vår ledergruppe har opplevd et bedre verktøy for møter enn Decisions. Det sier mest om verktøyet, når du tar i betraktning den lange og brede erfaringen som vår ledergruppe har, sier Karoline Nystrøm, Director Operations i Experis.

De ønsket seg en løsning som reflekterte selskapets og medarbeidernes digitale ambisjoner.

– For det første har det vært enkelt å komme i gang med Decisions. For det andre har verktøyet skapt bedre forberedelser, mer effektiv gjennomføring av selve møtene og - viktigst av alt - bedre oppfølging i etterkant. Sistnevnte er jo kimen til at møter fører til bedre gjennomføring av målene vi har, sier Nystrøm.

Med Decisons er det lett for den som eier møtet å se de samlede forberedelsene som er gjort. Møtene går raskere. Og det er enklere å følge opp “action points” i etterkant.

Teknologi som former atferden

Decisions-gründeren påpeker at det er et stort sprik mellom hvilken kontroll bedriftene har på regnskap og andre enkelt målbare tall sammenlignet med de ikke-økonomiske aspektene som tas opp i møter. Dårlige møter - både i forberedelse, gjennomføring og etterarbeid - former dessverre også kulturen.

– I praksis handler problemet om at viktige beslutningsprosesser blir dårlige på grunn av lite hensiktsmessige møter. Det jeg selv har opplevd er at dette ofte forsterker seg og tar form av dårlig kultur i ledergruppene, sier han.

Nyere forskning viser at dårlig planlagte møter fører til at det ikke kommer frem nye alternativer, ikke kommer frem motforestillinger og at gruppen påvirkes sterkt av enkeltpersoners subjektive oppfatninger. Dårlig planlegging skaper grobunn for enfoldige beslutninger.

– I Decisions lever vi i overbevisningen om at riktig teknologi kan forme møtekulturen, som igjen kan styrke bedriftens evne til å gjennomføre strategi. Det kan minne litt om hvordan appen Strava endrer syklistenes atferd på definerte strekninger; bedriftene går fra forbedrede prosesser til å gjøre kvantesprang i sine samlede prestasjoner, sier Decisions-gründeren.