Tenk deg en ganske nystartet bedrift, bestående delvis av ansatte og delvis av samarbeidende kunder, leverandører og rådgivere. De sender forretningsplaner, produktbeskrivelser og andre sensitive datafiler til hverandre som vedlegg på e-post.

Filene lastes ned til PCer, nettbrett og mobiltelefoner - via wifi-nettet til kafeer, hoteller og kontorfellesskap. Etter hvert som det jobbes med filene blir det flere og flere versjoner, som sendes fra den e-postkontoen hver enkelt liker best å bruke. 

Mest digital – og minst digital

Høres det kjent ut? Omtrent slik jobbet produksjonsselskapet MER, ledet av tidligere Idol-dommer Gunnar Greve. Den digitale revolusjonen som musikkbransjens kunder har opplevd, gjenspeiles ifølge ham i liten grad på «innsiden»:

– I arbeidsmetodikk, interaksjon i kommunikasjon og prosess er vi nok en av de minst digitale bransjene, sier han.

I MER samarbeider et knippe mennesker om nye produksjoner. De befinner seg ofte på ulike kontinenter og i ulike tidssoner. Slik de pleide å samarbeide var ikke bare ineffektivt og ofte frustrerende; det viste seg også at sikkerheten var altfor lav.

Gründeren var lei av dårlige ledermøter - utviklet genialt verktøy

 <p>MER sendte forretningsplaner, produktbeskrivelser og andre sensitive datafiler til hverandre som vedlegg på e-post.</p>
MER sendte forretningsplaner, produktbeskrivelser og andre sensitive datafiler til hverandre som vedlegg på e-post.

Hackerangrep

MER, som har superstjernen Alan Walker i stallen, ble utsatt for et «friendly hacker»-angrep fra en av sine egne fans, eller «Walkers» som de også kaller seg. Formålet var ikke å stjele hemmelig informasjon, men å gjøre MER oppmerksom på at sikkerheten deres ikke var god nok.

– Det er klart at når en 16 år gammel hacker kan få tilgang på hemmelig informasjon, så må vi iverksette tiltak. En av utfordringene som dukker opp for oss når vi jobber med artister som Alan Walker er at vi må jobbe på tvers av landegrenser og tidssoner med mange involverte. En singel er som oftest innom minst to kontinenter hver dag, forteller Greve.

Ny rapport: Slik lykkes norske bedrifter med digitalisering

 <p>MER har superstjerner som Alan Walker i stallen.</p>
MER har superstjerner som Alan Walker i stallen.

Smidigere samarbeid og økt sikkerhet

 Løsningen på begge problemene ble Microsoft Teams, en samhandlingsplattform for deling av filer, live samarbeid, chat og videomøter:

– Nå har den interne kommunikasjonen kommet opp på et nytt nivå. Vi har tilgang til alle filer, kan diskutere endringer, chatte, og ha videomøter uansett hvor vi er i verden. Vi unngår den ekstreme intern-mailingen og hoppingen mellom ulike programmer og plattformer som veldig mange selskaper driver med. Og vi trenger ikke frykte at noe av materialet vi jobber med kommer på avveie, sier MER-sjefen.

Øverste leder for Microsoft i Norge, Kimberley Lein-Mathisen, tror mange norske bedrifter har lignende utfordringer for såvel samarbeid som sikkerhet.

– Selv om musikkbransjen er unik, så er historien til MER representativ for mange små og mellomstore bedrifter som har oppnådd stor vekst på kort tid. Det er ikke uvanlig at man tar med software laget for forbrukermarkedet inn i bedriften. Men med relativt enkle grep, som økt bevissthet rundt sikkerhet og smartere måter å jobbe på, kunne MER relativt raskt komme opp på nivå med større konsern som har store IT-avdelinger sier hun.

Les mer om løsningene som MER bruker på både sikkerhet og samarbeid