Artikkelen er produsert av Seneca i samarbeid med Microsoft

I 2015 mottok Norge over 30.000 asylsøknader, hvorav halvparten kom i løpet av senhøsten. Bølgen av flyktninger til Europa kom uventet, og medførte utfordringer for offentlig sektor i Norge. 

– Vi fikk en del forvarsler gjennom hele høsten om at det kom til å skje noe. Vi er i utgangspunktet vant med svingninger i Utlendingsdirektoratet, men høsten 2015 gikk det utrolig raskt, sier Geir Faremo, seksjonssjef i Utlendingsdirektoratet. 

De gamle lokalene til Smart Club i Råde i Østfold ble på rekordtid gjortom til et mottakssenter der asylsøkere som kom til Norge skulle registreres, få helsesjekk og overnatte før de ble sendt videre til et ordinært asylmottak et annet sted i landet. 

– Vi hadde en situasjon hvor folk sov utenfor Politiets utledningsenhet sine lokaler på Tøyen i Oslo. Kapasiteten var sprengt, sier Faremo. 

På det meste kom det flere hundre asylsøkere om dagen til Råde. I forbindelse med at det tidligere næringsbygget skulle etableres som et ankomstsenter, var en del av utfordringen å få på plass et tilfredsstillende IT-system. 

– Vi visste at antall asylsøkere til landet økte voldsomt. Vi visste ikke om den kom til å avta eller øke, bare at vi måtte få på plass «noe» temmelig raskt. 

– Vi hadde i beste fall to uker på oss

Faremo forteller at det i beste fall ville ta mellom seks og 12 uker før Utlendingsdirektoratet kunne få levert noe tilsvarende gjennom de eksisterende IT-systemene. 

– Det var ikke et godt alternativ. Vi hadde i beste fall to uker på oss, forteller han.

Fra det tidspunktet behovet aller først oppsto via en e-post til et nytt IT-system var i produksjon, tok det 19 dager. 

– Det er ganske raskt i offentlig sektor, sier Faremo med et glimt i øyet.

– Det viser to ting. Det ene er hvor stor dedikasjonen blant de som jobbet med dette var, og det andre er at plattformen vi valgte var riktig.

– Det holder med en internettlinje

I løpet av noen hektiske dager utviklet Utlendingsdirektoratet en IT-løsning for asylsøkerne i selve teltet på Råde. Tempoet blant medarbeiderne var til tider høyt i den uoversiktlige situasjonen.

– Det ble delt ut ullpledd med den ene hånden, og programmert med den andre, sier seksjonssjefen.

Utlendingsdirektoratet valgte å ta i bruk Microsofts Azure-plattform. 

(Saken fortsetter under bildet.)

 <p><b>FLYTKNINGSSTRØM</b>: – Vi fikk en del forvarsler gjennom hele høsten om at det kom til å skje noe, sier Geir Faremo, seksjonssjef i Utlendingsdirektoratet. Grafen viser utviklingen i antall tusen mottatte asylsøknader per måned fra 2008 til utgangen av 2015.</p>
FLYTKNINGSSTRØM: – Vi fikk en del forvarsler gjennom hele høsten om at det kom til å skje noe, sier Geir Faremo, seksjonssjef i Utlendingsdirektoratet. Grafen viser utviklingen i antall tusen mottatte asylsøknader per måned fra 2008 til utgangen av 2015.

– Vi var godt kjent med verktøyet og visste at det fungerte. Det var helt avgjørende å være trygg på at vi valgte riktig IT-løsning, og at den fungerte for formålet. 

Registreringssystemet som Utlendingsdirektoratet utviklet ligger i «skyen», og var ikke et tilfeldig valg. 

– Gjenbruk er et viktig kriterium når man setter opp en slik løsning. Du trenger ikke installere mange servere i et datarom eller noe sånt. Det holder med en internettlinje, sier Faremo.

Da asylstilstrømningen økte kraftig i Kirkenes like etterpå, var det relativt enkelt å ta i bruk systemet der også. 

– Det var ganske godt for meg å kunne si at systemet vi har bygget opp for Råde, ville fungere på samme måte i Kirkenes, sier Faremo. 

IT-systemet, som ble utarbeidet i samarbeid med Visma, fikk det karakteristiske navnet «FLYT».

– Man må prøve og feile litt 

Når Faremo ser seg tilbake forteller han at en av de viktigste erfaringene var å tørre å være modig. 

– Vi satset på teknologi, og turte å gå for de løsningene vi mente var best. Da vi og de rundt oss etter hvert fikk se resultater ble det også enklere å forsvare ressursbruken. 

– Det nytter ikke å komme på toppledernivå og vise frem planer og presentasjoner i en slik situasjon. Du må vise at ting fungerer, sier Faremo.  

En annen nyttig erfaring var viktigheten av å teste ut ulike løsninger underveis. 

– Man må prøve og feile litt. I mottaket observerte vi hvordan asylsøkerne brukte systemet, hva de reagerte på og hva som fikk dem til å stoppe opp. 

Det var viktig for UDI å teste ut hvordan asylsøkerne opplevde et slikt system. Det ble derfor gjennomført brukertesting underveis i utviklingsprosessen. Det vi så var at de aller fleste asylsøkerne håndterte dette fint etter at vi gjorde noen justeringer. 

– Systemet måtte bli satt opp med 14 forskjellige språk, inkludert engelsk og norsk. Så fort språket var på plass, og de hadde tilgang til mus og et tastatur klarte de å svare på alle spørsmålene, avslutter Faremo.