Visste du at hvis utleggshåntering automatiseres, kan en bedrift redusere tiden som brukes med opptil 70 prosent? Det viser en svensk forskningsrapport som tar for seg utleggshåndteringen i nordiske bedrifter, utført på vegne av Eurocard.

– Studien viser at det er potensial for betydelige kostnadsreduksjoner dersom selskapene automatiserer håndteringen av utlegg, og spesielt gjelder dette for bedrifter i sterk vekst, sier Niklas Arvidsson, professor ved Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm.

Han får støtte av kundeansvarlig i Eurocard, Marianne Ovnerud. Selskapet har en rekke av landets større bedrifter på kundelisten.

– Vi ser at det er store forskjeller i hvordan bedrifter håndterer prosessen knyttet til de ansattes utlegg til for eksempel reise, representasjon og hotell, sier Ovnerud.

Enklere enn mange tror

De mest effektive virksomhetene i KTH-undersøkelsen bruker kun åtte minutter per reiseregning, mens de aller tregeste bruker ti ganger så lang tid på å håndtere en enkelt reiseregning.

I undersøkelsen har gjennomsnittsbedriften 3.750 ansatte og bruker 24 minutter per reiseregning. Her kommer det også frem at bedriftene som er mer effektive, er de som har automatisert prosessen, eksempelvis gjennom digitale kvitteringer.

Denne formen for kvitteringer har frem til nå kun vært en teoretisk mulighet, men flere nordiske land kommer nå med både nye lover og standarder for dette. Nye løsninger gjør også at digital kvitteringshåndtering har blitt enklere enn mange tror. 

– Bedrifter som ønsker å effektivisere utleggshåndteringen kan derfor komme langt med de nye mulighetene som nå er tilgjengelige, sier Ovnerud.

– Krevende å endre vaner

Barrierer som derimot ofte står i veien, er medarbeiderne som ikke er vant til å håndtere kvitteringer digitalt. Å endre adferden til medarbeidere kan både være krevende og komplisert å få til, forteller Ovnerud.

– Det som gjør det krevende å endre vaner, er å motivere de ansatte og skape forståelse for den totale gevinsten nye løsninger kan gi virksomheten. Dette handler mer om holdninger og vilje til å endre en innøvd rutine, sier hun.

Likevel ser Eurocard en økende trend der bedrifter i større grad fokuserer på systemer og rutiner som gjør utleggshåndteringen enklere.

– Det er veldig stor begeistring for å ta i bruk moderne løsninger og et ønske om å digitalisere virksomheten. De som lykkes er imidlertid de som viser gjennomføringskraft til å endre utdaterte vaner, sier Ovnerud og legger til:

– De som evner å automatisere, sparer enormt med tid.

Så hva bør en bedrift tenke på for å få til en mer effektiv håndtering?

  1. Digitaliser kvitteringshåndteringen: Eurocard har en app der det er mulig å koble digitale kopier av papirkvitteringer med transaksjonene gjort med et Eurocard, direkte til bedriftens utleggshåndteringssystem. 
  2. Forenkle rutiner og verktøy: Sørg for at det er lett for de ansatte å gjøre håndteringen riktig ved å ha enkle verktøy for digital håndtering og enkle prosesser å følge. En liten bedrift kan komme langt med kredittkort, mobilapper og daglige overføringer av transaksjoner. 
  3. Vis interesse: Markedet er under utvikling, men mange aktører avventer for å se hvor stor etterspørselen blir. Hvis flere bedrifter etterspør digitale kvitteringer i stedet for papirkvitteringer fra tjenesteleverandører, grossister, butikker og restauranter, vil det gå fort. Og det er bedriftene og brukerne som vinner mest på det.

Effektiv rente for Eurocard Gold ved kreditt på kr. 15.000, varierer fra 22,96 % til 33,87 % (33,87 % ved årspris kr 645). Kredittkostnad kr. 1.441 til kr. 2.086.