Katastrofal løgn!

Her er løgnene til prosjektsabotørene.

  • Preben Z. Møller
Publisert:

Har du hørt om halvtidsteoremet? Fenomenet bygger på erfaringer fra prosjektarbeid, og har vel egentlig aldri bli satt skikkelig under lupen. Teoremet postulerer følgende:

"Et menneske som er satt til en oppgave er alltid mindre effektiv i første halvdelen av arbeidsøkten".

La oss si at Ola ble tildelt den fantastiske oppgaven: "Gjør ferdig forstudien og presenter den for styret innen to uker". De første ordene som kommer ut av munnen til Ola er:

”Det fikser jeg.” © Prosjektløgn # 1

Deretter bestiller Ola en kaffe og fortsetter med det han holdt på med. Ola vet at vi sløser bort store mengder tid om vi multi-tasker, og kaster seg derfor ikke øyeblikkelig inn i den nye oppgaven. Det er dessuten lenge til møtet går av stabelen, og Ola ser ingen hensikt med å stresse så lang tid i forveien. Som det strukturerte mennesket han er, setter han derimot opp et mål for oppgaven. Halve dokumentet skal være ferdig etter at halve tiden er gått, frem mot møtet.

Etter en uke spør posjektlederen hvordan arbeidet med forstudien går. Olas respons er selvsagt:

”Alt går på skinner” © Prosjektløgn # 8

Ola har faktisk skrevet halve dokumentet og ser ingen grunn til å engste seg.

To dager før presentasjonen er plutselig situasjonen en helt annen. For hvert kapittel Ola ferdigstiller, innser han at teksten mer og mer begynner å referere til tekst han allerede har skrevet. Dette påvirker også helheten, som han hele tiden må justere, og tekst må flyttes rundt i dokumentet. Arbeidet som gikk så glatt i starten, har nå begynt å bli tidkrevende. Ola kjenner deadlinen puste ham i nakken og ringer hjem for å fortelle at det blir overtidarbeid for hans del. I korridoren møter han prosjektlederen, som etter å ha lagt merke til Olas flakkende blikk, spør hvordan det går. Ola svarer kontant:

”Det er så godt som ferdig” © Prosjektløgn # 3

Under styremøtet står Ola med lua i hånden og forklarer at det ble lite tid på slutten, og at ytterligere justeringer snart vil bli gjort, så fort møtet avsluttes. I samme slengen nevner han at helgen visst også står ledig.

Vi mennesker har vansker for å forstå kompleksitet. Eksemplet med Ola er desverre ikke unikt, så vær klar over hva det kan innebære om du er leder for en gruppe på ti mennesker som jevnlig forteller deg hvor "glatt" ting går. Det er ikke uvanlig at et prosjekt først blir forsinket etter at 80% av arbeidet er gjennomført. Onde tunger sier gjerne at de siste 20 % tar 80% av tiden, og meldingene man gjerne får underveis om at det ikke er grunn til å "engste seg", er ofte grunnen til forsinkelsene.

Så hva kan man gjøre?

Man må finne en måte for prosjektmedlemmer å ikke oppleve prosjektet som en sammenhengende periode med tid, gjennom korte intervaller, eller "milepæler", og tette oppfølginger, gjerne hver dag om dette er mulig å gjøre for din gruppe. De korte intervallene fjerner ikke fenomenet, men minsker effekten. Det viktigste av alt, utover dette, er å bryte ned oppgaven i små enheter/aktiviteter slik at det blir lettere å se om de faktisk er gjort. Uten gråsoner, men bare ferdig, eller ikke ferdig, kan vi kurere problemene forårsaket av halvtidsteoremet.

Publisert:

Flere artikler

  1. Kaospilotens nødløsning

  2. Betalt innhold

    Ledelse: Litt usikkerhet på jobben kan bli god butikk

  3. Betalt innhold

    Hete tips til ferske ledere

  4. Sparebank 1 redd for søksmål - blar opp 50 mill.

  5. Dette bør du spørre om på jobbintervju