Dette er folkets møte-tips

Dette irriterer ekspertene på Karl Johan. Her er deres tips til hvordan møter blir bedre.

<p><b>HVA ER MEST IRRITERENDE MED MØTER?:</b> E24 har spurt (fra venstre) Tri Dinh Le, Ann Karin Myhrås, Bjørn Granlund og  Anita Myhrås.</p>

HVA ER MEST IRRITERENDE MED MØTER?: E24 har spurt (fra venstre) Tri Dinh Le, Ann Karin Myhrås, Bjørn Granlund og  Anita Myhrås.

Professor i kreativitet Erik Lerdahl ved Norges Kreative Høyskole som har skrevet boken «Slagkraftige Møter», hvor han kommer frem til at så mye som halvparten av alle møter vurderes som bortkastede.

Det synet er han ikke alene om.

E24 tok seg en tur langs Karl Johan for å høre om folk på gaten er enig i dette og hvilke råd de eventuelt har å gi.

Anita Myhrås og Ann Karin Myhrås mener de fleste møter er bortkastede:

– Jeg føler ofte møter bare er for å spise rundstykke og at man ender opp med å snakke om noe annet enn hva man skal, sier Anita Myhrås og legger til:

– Det blir mye vaffel og noe godt til kaffen.

Ann Karin Myhrås er enig:

– Ting er gjerne avgjort allerede før møtet, men likevel tenker man at man «må ha et møte på det». Man skal alltid ha et møte på ting, sier hun.

Anita tror nøkkelen til bedre møter er å sette opp en plan, mens Ann Karin mener god forberedelse er viktig:

– Forberedelse på den måten at alle er innforstått med hva som skal tas opp på forhånd. Slik blir det konstruktivt, sier Ann Karin Myhrås.

(Saken fortsetter under bildet)

<p><b>- FØLELSEN AV AT MAN MÅ HA ET MØTE PÅ DET:</b> Telefonintervjuer Ann Karin Myhrås (32) og helsefagarbeider Anita Myhrås (22).</p>

- FØLELSEN AV AT MAN MÅ HA ET MØTE PÅ DET: Telefonintervjuer Ann Karin Myhrås (32) og helsefagarbeider Anita Myhrås (22).

– Ikke uviktig

– Jeg synes egentlig ikke at møter er uviktige, sier Bjørn Granlund og legger til at der hvor han jobber er det sjelden slik at møtene blir unyttige:

<p>Medierådgiver Bjørn Granlund (30).<br/></p>

Medierådgiver Bjørn Granlund (30).

– Vi har kortet ned tiden på møtene slik at de må bli effektive. Det som spiser tid er det at man ikke klarer å holde seg til tema. Koden er å korte ned tiden slik at du ikke har noe annet valg enn å være effektiv. Et kvarter eller en halvtime, avhengig av hva man skal, er normalt.

Han mener det sparer mye penger:

– Man får jo ikke produsert noe i møter. Man sitter jo egentlig der og bruker penger.

Han vet hva han synes er mest irriterende med møter:

– Det er når de som har kalt inn til møtet er dårlig forberedt. Det er nesten litt provoserende. Det har hendt at folk har sagt «Det er vanlig å bruke mobil». Når man er dårlig forberedt begynner man å snakke om åpenbare ting. I forkant bør de tenke på «Kan de dette?» og «Er dette nyttig?», hvis svaret er «Nei», kan man like godt la være, sier Granlund.

Tre typer møter

– Det er så mye tulletid i norske bedrifter og organisasjoner som forsvinner i uproduktive møter. Med møtekultur forsvinner sunn fornuft, sier produktivitetsekspert Morten P. Røvik til E24.

Han er kurs- og foredragsholder i Getting Things Done-metodikken.

Ifølge ham finnes det tre typer møter:

1. Informasjonsmøter Formål: Informere hverandre.

2. Prosjektmøter. Formål: Produsere og lage noe.

3. Kaffeslabberas med wienerbrød. Formål: Hyggelig sosialt og bygger team.

– Problemet er at man slår alle disse sammen til ett og ender opp med en smørje. Over tid føler at møtet har en verdi i seg selv. Bedrifter må røske opp i møtekulturen og kontinuerlig spørre seg hva man skal oppnå med møtet og alle må være enige om å være enige, sier Røvik.

Revolusjon

Når målet er å ha møtetype nummer to mener produktivitetsekspert Røvik at følgende ville «gjort en stor forskjell og revolusjonert» norsk møtekultur:

– Hvis alle leserne av E24 stiller seg følgende spørsmål:

  1. Hvorfor har vi møte? Hva er ønsket utfall og sant når prosjektet er ferdig?
  2. Hva er neste handling for å komme i gang?
  3. Hvem har ansvar for å gjennomføre neste handling?
  4. Sette en tidsfrist.

– Det er sunn fornuft, men man må gjeninnføre fornuften i møtekulturen. Det at det flyter ut i norske bedrifter er mer regelen enn unntaket synes jeg.

Det er også et åpenbart spørsmål man må huske å stille:

– Det er ingenting som er så demotiverende som å sitte i et møte og lure på «hva gjør jeg her?». Både leder og møteleder må stille seg det spørsmålet. Møtedeltageren kan stille møtelederen det spørsmålet høyt.

– Da vil deltageren enten få kunne svar på om hun kan dra fra møtet eller få vite grunnen til at møtelederen ønsker å ha henne der. Begge deler er viktig, sier Røvik.

– Når man ikke blir hørt føler man seg til overs

Pensjonist Arvid Jørgensen jobbet tidligere i flybransjen. Han sier at det er en stund siden han var i møter, men han kjenner seg igjen i at ikke alle møter var like viktige.

– Det var gjerne slik at man snakket masse og så ble det ikke til noe. Hvis det koker bort i kålen eller blir til ingenting spør man seg jo hva som er hensikten med å sitte i møtene. Møter er viktige for å ta opp utfordringer i selskapet, drøfte og gi gode ideer til forbedringer. Men dersom man legger frem det man mener er viktig og det ikke skjer noe. Da blir man ikke hørt og man føler seg til overs, sier han og legger til:

– Jeg tror møter blir bra dersom man får en følelse av å bli hørt, at det man tar opp blir sett på som viktig og at alle får anledning til å ta opp det de mener. Det er ikke alltid man kan forvente å bli hørt eller at alt man tar opp er like viktig, men hvis det ikke skjer noe i etterkant har det ingen hensikt med møter, sier han.

<p><b>VIKTIG Å BLI HØRT:</b> Arvid Jørgensen (70) mener møter ikke har en hensikt dersom det ikke skjer noe i etterkant.<br/></p>

VIKTIG Å BLI HØRT: Arvid Jørgensen (70) mener møter ikke har en hensikt dersom det ikke skjer noe i etterkant.

<p><b>ANSVAR SELV:</b> Tri Dinh Le (21) mener man selv former utfallet av et møte.<br/></p>

ANSVAR SELV: Tri Dinh Le (21) mener man selv former utfallet av et møte.

– Aldri meningsløst

Skjønnhetsterapeut Tri Dinh Le ikke enig i at møter kan være meningsløse:

– Det er alltid mål og mening bak et møte. Det er ditt eget valg hva som kommer ut av det. Du tar med din egen innstilling og hvordan du prater til folk. Det former hvordan de vil prate til deg. Det er en toveis greie. Det er ditt eget valg å være hensynsfull, sier Dinh Le.

Faktisk er Dinh Le i et møte med en kunde når E24 møter ham:

– Jeg er i et møte med kunden min akkurat nå. Vi gjorde ting vi skulle gjøre og nå har vi et slags ettermøte. Det er lite som irriterer meg når det kommer til møter. Jeg har stor aksept for alt, sier han.

Rekker ikke gå på do

Et siste eksempel på sunn fornuft, men som Røvik mener forsvinner i møtekultur:

– Vegg-til-vegg-møter hvor man løper mellom møterom. Man har ikke satt av tid mellom møtene og har derfor ikke tid til å gå på do, sjekke agenda til neste møte eller ta seg en kaffe på veien. Det gjør at du kommer for sent og andre må sitte og vente på deg. Det er bare å gange opp tiden du er forsinket med antall møtedeltagere for å finne ut hvor mye det koster.

Som en enkel løsning foreslår han at møter kan vare i 45 minutter eller en time og 45 minutter. Da vil man i det minste få et kvarter til å forberede seg mellom møtene.

Vis kommentarer

Kjære kommentarfeltbruker!

Vi ønsker dine argumenter og meninger velkommen. Vær saklig og vis omtanke, mange leser det du skriver. Gjør debatten til en bedre opplevelse for både andre og deg selv.

Les mer om våre regler her.

På forsiden nå