Sparer bøtter med tid med tavler og stående møter

Under Storebrand Forsikrings «Fix it»-møter er det effektivitet som står i sentrum. Alle må stå og møtet kan maks vare i 25 minutter. Løsningen har halvert tiden selskapet bruker på møter.

GODT FORNØYD: Administrerende direktør Gunnar Rogstad i Storebrand Forsikring har innført stående møter i sitt «Fix it»-rom. Det sparer selskapet mye tid på. I bakgrunnen jobber Øivind Huse og Torill Nikø.
GODT FORNØYD: Administrerende direktør Gunnar Rogstad i Storebrand Forsikring har innført stående møter i sitt «Fix it»-rom. Det sparer selskapet mye tid på. I bakgrunnen jobber Øivind Huse og Torill Nikø.

I 2006 innførte Storebrand Forsikring en regel om at ingen problemer skulle stå uløst i mer enn 24 timer.

- Det gikk fint en stund, men så gikk selskapet tilbake til gamle vaner. Da kom ideen om å effektivisere på en morsommere og mer kreativ måte å løse utfordringer på, sier administrerende direktør Gunnar Rogstad.

I et rom i selskapets lokaler på Lysaker, står det «Fix it» på døren. Dette er også navnet på prosessen som brukes til å løse utfordringer. Fix it-rommet minner om et moderne klasserom, med flere store tavler på veggene. I midten står et rundt bord med skrivesaker, og langs veggen står noen stoler som kun er lov å bruke i «nødstilfeller».Reglen er nemlig at ingen skal sitte under møtene, som ikke skal vare i mer enn 25 minutter.

- I rommet holdes det først drodlemøter, hvor vi diskuterer hva som kan forbedres. Ideene skrives opp på et stort ark, før vi noterer den på gule lapper og henger dem opp på en tavle, forklarer Rogstad.

Konkret og kortfattet

Tavlen han snakker om har de valgt å kalle «innboksen», som er den første av fire poster i prosessen.

Videre må forslaget plasseres i riktig post på del to, som er en post ved navn «Til vurdering». Den gule lappen plasseres her en av kategoriene «gjøre mer av», «gjøre mindre av», «begynne med» eller «slutte med».

Les flere jobbsaker på E24 Jobb

Når man har avgjort hva man vil gjøre med utfordringen, sendes ideen videre til del tre - «SUL - situasjon, utfordring og løsning». Her skal man formulere stiusasjonen slik den er i dag, samt hva planen videre og målet er.

- Dette skal få plass på et A4 ark. Kan du ikke utforme en utfordring et A4 ark, er det ikke formulert presist nok, mener viseadministrerende direktør Tom Granquist.

Underveis i prosessen har en konkret person ansvaret for å følge opp utfordringen og å sørge for å løse den på best mulig måte.

Bruker din bedrift uvanlig gode eller dårlige løsninger? Kontakt vår journalist her.

Sparer tid

Ifølge Rogstad har fix it-møtene ført mye bra med seg. Ikke minst har de blitt mer effektive.

-Vi har halvert antall ledermøter, både i antall og i tid. Vi har også lært å bli mer presise, sier en fornøyd Rogstad, og legger til at det ikke har gått ut over kvaliteten. 

- I noens øyne kan dette kanskje virke litt cowboy-aktig, men vi mener selv at beslutningene er minst like gode som før, sier han.

Han understreker riktignok at det ikke er han og kollegene som har funnet opp den effektive metoden.

- Dette er egentlig bare en kombinasjon av mange kjente måter å drive ledelse og problemløsing på. Vi har bare funnet på en måte å kombinere disse på, forklarer han.

Rogstad innrømmer at metoden riktignok ikke passer til alle type saker.

- 25 prosent av sakene er for krevende, eller involverer for mange ansatte til at de kan løses på denne måten, sier han. 

Les også: Schibsted-direktør: - En fjerdedel av arbeidstiden går tapt i «tull»

Gir ros

Rogstad mener også at møteformen i større grad også inkluderer de ansatte.

- Folk er ivrige på å komme med forslag. Dessuten følges de tett opp underveis i prosessen, forklarer Rogstad.

Når en ansatt har kommet i mål med en utfordring, venter heder og omtale.

- Tidligere belønnet vi ”Månedens Petter Smart” med et diplom, men det har vi sluttet med. I enkelte tilfeller hender det riktignok at vi gir vedkommende bak en god idé en påskjønnelse, men i bunn og grunn tror jeg det er ros, for eksempel i form av en applaus eller hederlig omtale på intranett som betyr mest for folk, sier Rogstad. 

Ikke alene

Også en del andre selskaper bruker utradisjonelle metoder for å effektivisere arbeidsdagen. Ett av dem er Google. Ifølge Business week må det blant annet være en klar og stram agenda før møtet settes i gang. I møterommene har de én projektor som viser hvilke ting som skal tas opp på møtet, og på en annen projektor skrives et møtereferat ut underveis.

I likhet med Storebrand Forsikring, er det også hos Google et mål om å holde møtene så korte som mulig. Noen av møtene skal ikke vare i mer enn 10 minutter.

Hvis de ansatte ønsker å snakke med ledelsen, skriver de seg opp på en tavle utenfor kontoret til rette vedkommende. Deretter blir de kontaktet så fort han eller hun har tid, og får syv minutter til rådighet.

Under de fleste møtene er det også en klokke som teller ned tiden, slik at man alltid vet hvor mye tid som gjenstår.

Les mer om Googles regler for en mer effektiv arbeidsdag her.

Les også:

-Vi har halvert antall ledermøter, både i antall og i tid. Vi har også lært å bli mer presise.

Vis kommentarer

Kjære kommentarfeltbruker!

Vi ønsker dine argumenter og meninger velkommen. Vær saklig og vis omtanke, mange leser det du skriver. Gjør debatten til en bedre opplevelse for både andre og deg selv.

Les mer om våre regler her.

På forsiden nå