Ny undersøkelse: Offentlige virksomheter er nettsky-sinker

På kort tid har mange norske bedrifter tatt i bruk skybaserte tjenester som Facebook Workplace og Office 365, men en fersk undersøkelse viser at det offentlige henger etter.

Begrepet «skybaserte samhandlingsverktøy» gjør kanskje ikke at det umiddelbart ringer noen bjeller hos deg som leser. Det er imidlertid sannsynlig at din bedrift i løpet av de siste månedene har tatt i bruk verktøy som for eksempel Office 365, Facebook Workplace, Google Docs eller Sharepoint, som alle faller innunder denne kategorien.

35 prosent av norske bedrifter oppgir nemlig at de har lagt til rette for bruk av skybaserte samhandlingsverktøy, viser en fersk arbeidslivsundersøkelse fra HR Norge og Kantar TNS.

Med de skybaserte verktøyene kan de ansatte blant annet kommunisere og dele tanker, ideer, bilder og videoer.

– Av de bedriftene som har begynt å bruke verktøyene, oppgir de som er aktive brukere at de klarer å øke effektiviteten sin med rundt 15–20 prosent takket være disse samhandlingsverktøyene, sier organisasjonspsykolog Harald Sørgaard Djupvik hos Kantar TNS.

Det offentlige henger etter

Det er imidlertid store forskjeller mellom sektorene i bruken av skybaserte verktøy. Mens 63 prosent av virksomhetene innenfor samlekategorien bank/finans/telekom/media har lagt til rette for én eller flere av verktøyene, er det kun drøyt 25 prosent av de offentlige virksomhetene som har lagt til rette for skytjenester av denne typen.

– Det er en veldig strekk i dette feltet, og det kan være et problem både for bedriftene, men også de ansatte som jobber i bedriftene, mener leder i HR Norge, Even Bolstad.

– De ansatte mister blant annet digital kompetanse som kunne økt deres muligheter videre i dagens arbeidsmarked, legger Bolstad til.

Bolstad er spesielt bekymret for offentlig sektor, og påpeker at det står spesielt dårlig til med den digitale kompetansen i mange av landets kommuner.

– Blir du først hengende etter, klarer du aldri å ta de andre igjen. Så man kan se på dette som en advarsel til dem som henger etter i feltet.

Personvernhensyn

HR Norge tror at én av grunnene til at det offentlige henger etter, er at man i en del offentlige virksomheter må ta spesielle hensyn når det kommer til datasikkerhet og personvern.

For eksempel kan det være at man innenfor skole, pleie eller barnevernstjenester håndterer mye personsensitiv informasjon.

– Problemet er imidlertid at dersom man er for opptatt av risiko, kan du risikere at noen av de ansatte lager egne grupper i enda mindre sikre fora hvor de legger ut sensitiv informasjon, sier Even Bolstad.

Undersøkelsen viser da også at i de bedriftene hvor det ikke er tilrettelagt for bruk av slike verktøy, oppgir 25 prosent at de ansatte lager egne løsninger.

– Dette er ikke sikrere – og helt under radaren på bedriften, påpeker Bolstad.

Han påpeker imidlertid at de bedriftene som er veldig offensive med å ta i bruk nye verktøy kan risikere å håndtere datasikkerhet og sensitive opplysninger for dårlig.

– Øker effektiviteten i alle ledd

Det er noen helt klare fordeler ved å legge til rette for skybaserte løsninger, mener direktør internett og nye medier i IKT-Norge, Torgeir Waterhouse:

– Bare det å skulle holde programvare oppdatert kan være en stor oppgave for bedriften, og dette er noe som går av seg selv ved bruk av nettbaserte skytjenester – dette betyr mindre kostnader og mindre bruk av ressurser, påpeker Waterhouse.

Fra arbeidstagers ståsted gir det en økt fleksibilitet, ved at han man kan jobbe fra forskjellige steder og uansett hva slags enhet du jobber fra.

– Det skaper en større tilgjengelighet til systemene, noe som igjen kan øke effektiviteten i alle ledd, forklarer Waterhouse.

– Mer å si hvorfra du jobber

Han mener at man skal være litt forsiktig med å trekke tydelige grensedragninger mellom offentlig og privat sektor i dette spørsmålet, og påpeker at det har mer å si hvordan og hvorfra man jobber enn om man jobber i det private eller det offentlige.

– Er du ofte på farten i jobben din, har denne typen verktøy større nytteverdi enn om du alltid jobber på samme sted, sier Waterhouse, og tilføyer:

– Det kan imidlertid være noen grunner til at det er mindre utbredt med skybaserte tjenester i det offentlige, slik som at det kan være snakk om lange innkjøpsrunder, eller at det er sikkerhetskrav eller reguleringer som gjør at man ikke kan ha data andre steder.Vi ser også at private aktører i en del sammenhenger ser mer på gevinsten av effektivisering enn de gjør i det offentlige.

– Går langt i å tolke

HR Norge går vel langt i å tolke resultatene fra en undersøkelse med 1001 respondenter, mener statssekretær i Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Paul Chaffey (H).

- Det blir unyansert å samle alle offentlige virksomheter i en kategori, når man vet at en stor del av offentlig sektor ikke jobber på kontor, men består av pleie og omsorg – som ikke bruker den typen samhandlingsverktøy undersøkelsen spør om, påpeker Chaffey.

– Når det er sagt, så er det absolutt et poeng å øke den digitale kompetansen både i det offentlige og det private, og det kan bli spennende arbeidsplasser når man tar i bruk slike verktøy, legger statssekretæren til.

Chaffey er videre opptatt av at det offentlige har et spesielt ansvar når det kommer til sensitive personopplysninger, noe som kan legge begrensninger på hva man kan gjøre og ikke gjøre med digitale verktøy.

- Det jobbes imidlertid hele tiden med å bygge inn personvern og sikkerhet i de løsningene man tar i bruk i offentlige virksomheter. Det må også lages løsninger som er så bruker- og ansattvennlige som mulig, slik at ansatte ikke fristes til å ta i bruk mindre sikre verktøy på eget initiativ, mener Chaffey.

– Kompetansen i kommunene må heves

Departementet er opptatt av at spesielt toppledere må bli bedre på digitalisering, da virksomhetene ikke kan overlate til IT-avdelingene å bestemme hvilke verktøy som bør tas i bruk. Dette må inn i virksomhetenes strategier, mener Chaffey.

– I Norge har vi en modell hvor kommunene har et bredt ansvarsområde, og dermed blir det også svært viktig å øke den digitale kompetansen her. Det er da også en av grunnene til at vi gjennomfører kommunereformen, hvor ett av målene er å få sterkere fagmiljøer og på den måten også oppnå en økt digital kompetanse, sier Chaffey.