Tove Selnes, konserndirektør i Storebrand.

Universelle regler for hvor mye man er på kontoret, løser ingen ting

Igjen kommer det restriksjoner som påvirker arbeidshverdagen vår. Om et velfungerende hybridkontor ikke allerede er oppe og står, er det lurt å komme i gang nå.

  • Tove Selnes
    Tove Selnes
    Konserndirektør for People i Storebrand
Publisert:
Dette er en kronikk
Kronikken gir uttrykk for skribentens holdning. Du kan sende inn kronikker og debattinnlegg til E24 her.

Den store snakkisen i den siste tiden har handlet om hvordan den nye arbeidshverdagen ser ut. "Hvordan gjør dere det nå?" Svarene på spørsmålet varierer en del. Noen arbeidsplasser går heldigitalt, noen går tilbake til slik det var, noen kjører full fleks, andre tester ut satellittkontor nærmere der folk bor, og noen av oss har valgt å eksperimentere oss frem til rett løsning.

Nå som vi igjen blir pålagt begrensninger for hvordan vi kan jobbe, er det mye som taler for å legge seg et sted fra midten og mot det heldigitale på hybridskalaen. Og problemstillingene den nye hverdagen medfører blir like aktuelle for alle organisasjoner.

Les på E24+

Fem tips for å takle ny nedstengning

Trenger vi kontoret?

Pandemien førte ikke bare med seg nye måter å jobbe på, men også økt produktivitet for en god del av næringslivet. Avvikling av kontoret ville både vært kostnadsbesparende og mer effektivt. Spørsmålet BI-forsker Mads Nordmo Arnestad stilte i sitt innlegg i DN, er derfor betimelig: Hva skal vi egentlig med kontoret nå?

Svaret er ikke rett frem, men for å sitere Arnestad: "Organisasjonens viktigste revitaliseringsprosesser; innovasjon, utvikling, samskaping og kreativitet, er tilnærmet umulig å få til på Zoom". Blant annet derfor vil kontoret fortsatt spille en rolle i en eller annen form, og for svært mange er den nye normalen en hybrid arbeidshverdag.  

Allerede før pandemien var utdanningssektoren i gang med å innføre såkalte "flipped classrooms". Tanken er at siden enveisundervisning fungerer (nesten) like bra digitalt, bør tiden i klasserommet brukes på helt andre ting, som gruppearbeid eller diskusjoner. Arbeidslivet står nå overfor en lignende redefinering av kontoret som vi kjente det. Ikke bare har vi lært at mange arbeidsoppgaver kan utføres like bra på avstand, men vi lever også i en ny virkelighet hvor det ikke finnes noen garantier for at vi alltid kan være sammen fysisk. 

One size fits no one

I Storebrand har den hybride modellen med koordinert fleksibilitet som vi har valgt, vist seg å fungere bra så langt. Vi har økt resultatene våre både gjennom og etter pandemien, og våre ukentlige pulsmålinger viser at tilfredsheten blant medarbeiderne er høyere enn noensinne. Mange opplever at det er lettere å få en travel hverdag til å gå opp, og mer tid blir frigjort til å investere i jobb.

Men vi ser også tegn til nye utfordringer. Lederes økende usikkerhet rundt de hybride veivalgene de tar, er noe vi må ta på alvor. Vi har nemlig bestemt at det skal være opp til hvert team å komme frem til når og hvor mye de skal være på kontoret. Hybridkontoret generelt, og spesielt denne graden av fleksibilitet, krever en helt ny type ledelse. Så hvorfor gjør vi det så vanskelig for oss selv? 

Vi må tenke nytt rundt kontoret, men dessverre tror jeg ikke det er mulig å finne ett enkelt nytt formål med å møtes fysisk. Både medarbeidere og team har ulike behov fordi de har ulike oppgaver som skal løses. Universelle regler for hvor mye av tiden man er på kontoret, løser derfor ingenting.

Les på E24+

Tilbake på kontoret? Slik unngår du konflikter

God ledelse blir igjen viktigere

En trend i ledelsesforskning har vært et skiftende fokus fra matriseorganisasjonen til en mer nettverksorientert arbeidsform, hvor lederne spiller en mindre rolle. For bedriftene som går mot mer fleksibilitet, blir ledelse derimot fremover en stor del av utfordringen og nøkkelen til suksess. 

Ledernes store utfordring nå er å finne de rette samarbeidsformene for teamet sitt i ukjent farvann – og samtidig ta hensyn til alle medarbeidernes innspill. Vi må også erkjenne at noe har gått tapt under pandemien. Medarbeiderne er bedriftens viktigste ressurs, og mange har følt seg ensomme og savnet felleskapet. Vi trenger å møte hverandre for å trives og skape et bærekraftig arbeidsmiljø. Her spiller både mellomledere, toppledelsen og medarbeiderne en viktig rolle, for å skape møteplassene som bevarer og styrker kulturen.  

Hvordan lykkes med hybridkontoret

De siste dagenes utvikling tyder på at det er lurt å komme i gang nå, hvis et velfungerende hybridkontor ikke allerede er oppe og står i bedriften. Jeg har tidligere skrevet om at vi må bygge videre på den digitale utviklingen pandemien har ført med seg, samtidig som vi er bevisst på fallgruvene. Vi burde bruke samme momentum for å tenke nytt rundt kontoret. Det kan vise seg å være en like krevende øvelse som det førstnevnte, spesielt når vi skal gjøre begge deler samtidig. 

Fem tips for den nye hverdagen

Det digitale og det fysiske har hver sine fordeler og ulemper, som Storebrand har sett nærmere på i samarbeid med SINTEF. Her får du fem tips til den nye fysiske kontorhverdagen, basert på vår erfaring med å jobbe hybrid så langt.

1. Prioriter lederutvikling
Ledere må gi slipp på kontroll og får samtidig et særskilt ansvar for å få den nye modellen til å fungere. Lederstøtte fra HR er derfor viktigere enn noen gang, og ledere bør anerkjenne den store transformasjon de er en del av og søke veiledning.

2. Bruk tiden rett
Ikke alt fungerer like bra digitalt, så prøv å legge de rette aktivitetene til dagene teamet er på kontoret. Blant annet idémyldring og krevende samtaler bør tas når man møtes fysisk. Unngå digitale møter så du får hentet ut den fulle verdien av å treffes. Bruker du tiden rett, finnes det også mer tid for fleksibel jobbing fra andre steder. 

3. Test ut fleksible løsninger
Oddsene er små for at vi treffer blink på første forsøk når vi skal tilpasse kontoret til den nye hybride hverdagen. Tenk ombruk og test ut fleksible og flyttbare løsninger i stedet for å rive ned og bygge nye vegger. Da har du mulighet til å justere når du finner ut hvordan medarbeiderne synes det fungere, og ikke minst – det gir mindre byggavfall og er mer klimavennlig.

4. Rigg for hybride møter
Ideelt sett burde alle være til stede når man har et fysisk møte. Men møter hvor bare enkelte deltar digitalt er en del av den nye hverdagen, så det er like greit å venne seg til det med en gang. Sørg for å ha nødvendig utstyr som får disse møtene til å fungere smertefritt.  

5. Ikke glem det sosiale
Ikke undervurder verdien av å gjøre noe hyggelig sammen. Digital samhandling har en tendens til å bli veldig saksorientert. Prøv å sette av tid til en quiz eller middag etter jobb. Det kan ha mye å si for medarbeidernes trivsel og motivasjon. Vi må gå fra å si "vi burde spise lunsj sammen oftere" til å ta seg tid til det hver gang. 

Mange snakker om å tilvenne seg kontoret på nytt. Jeg tror vi skal være forsiktige med å se det på den måten. Kontorrevolusjonen har bare så vidt begynt. Samtidig er det ingen som vet om det kommer nok en ny koronavariant som er sender oss tilbake på hjemmekontoret på fulltid. 

Tiden fremover vil handle om å finne løsninger for fleksibel jobbing som både tar hensyn til felleskapets og individets behov. For å få til det, tror jeg vi må øke kunnskapen vår om samarbeid og relasjoner dramatisk, og vi må sørge for at ledere er rustet til å møte problemstillingene den nye hybride hverdagen fører med seg. 

Les på E24+

Gjør deg klar for «hybridkontoret»

Publisert:
Gå til e24.no