Her er Google-toppenes ni regler for god e-post-etikette

Google-toppene Eric Schmidt og Jonathan Rosenberg deler sine gyldne e-post-regler i ny bok.

Det å ikke svare på e-post betyr rett og slett at du «gir f», og vil også trolig få mottakeren til å anta at du ikke liker ham eller henne.

Dette er en av påstandene til de to amerikanske topplederne Eric Schmidt og Jonathan Rosenberg, som basert på sine erfaringer i Google har gitt ut bok der de deler praktiske næringslivsråd fra teknologigiganten.

Har du noen gang lurt på hvordan andre organiserer den endeløse strømmen av viktig og uviktig e-post, kan du plukke opp noen tips fra boken «How Google Works».

Som for eksempel at det er frekt å ikke svare, samt at du visstnok sløser dyrebar tid dersom du har mer enn fem e-poster i innboksen.

En del av visdommen de har tilegnet seg som toppledere i Google dreier seg nemlig om hvordan man mest effektivt svarer på e-post.

Samtidig er ikke alle enige i Google-toppenes tips. Produktivitetsekspert Morten P. Røvik her i Norge, er for eksempel helt uenig med de to Google-toppene på enkelte punkter. (Les Røviks kommentarer lenger ned i saken).

Dette er de ni reglene Schmidt og Rosenberg sverger til, og hvorfor:

1. - Gi raske svar.

Det finnes folk man kan stole på at svarer raskt på e-post, og så finnes det de som ikke gjør det. Prøv å være i den første kategorien.

- Noen av de beste og mest travle folkene vi kjenner, reagerer raskt på e-post, ikke bare til oss eller noen få utvalgte, men til alle, skriver duoen.

Å gi hurtig svar er viktig fordi det skaper en positiv spiral av kommunikasjon som høyner sannsynligheten for at kollegaene dine vil inkludere deg i viktige diskusjoner og beslutninger.

- Og når du gi svar til alle styrker du den flate meritokratiske strukturen som du prøver å oppnå, skriver de.

Svarene skal ikke bare være raske. De skal også være presise og korte.

Favorittsvaret Schmidt og Rosenberg mottar på e-post er «got it».

Når de vil si at de har lest e-posten, men at de ikke kommer til å gjøre noe mer med det selv svarer de «got it, and proceed», noe som tilsvarer «Jeg har lest og oppfattet dette, og du kan fortsette i dette sporet».

Det verste du kan gjøre, er å ikke svare.

For å ikke svare på en e-post er for Google-toppene ensbetydende med: «Jeg aner ikke når eller om jeg kommer til å gjøre noe med din e-post og jeg lar deg vente i uvisshet til ubestemt tid. Og jeg liker deg ikke».

2. - Hvert ord teller i en e-post. Vær tydelig.

Ikke bruk tiden på lange beskrivelser. Hvis du beskriver et problem: gjør definer det tydelig.

Å mestre dette krever imidlertid mer tid; ikke mindre. Skriv først et utkast, før du går gjennom det og sletter alle unødvendige ord. Tenk over de delene som folk vanligvis hopper over når de leser e-post og fjern dette.

3. Rydd kontinuerlig i innboksen.

Hvor mye tid bruker du på å se på innboksen og tenke over hva du skal svare på i neste omgang?

Hvor mye tid bruker du på å lese mail du allerede har lest?

Denne tiden er bortkastet mener Google-toppene.

Luk bort uviktig e-post, svar med en gang på det som er enkelt, spar på det som ikke haster, men som er viktig, og spar på det som er viktig, men som du ikke har tid til å lese akkurat nå.

Du må rydde i innboksen hver dag mener Rosenberg og Schmidt, og det passer bra å gjøre om kvelden.

Målet må være en tom innboks og ikke mer enn fem e-poster.

Hvis du gjør dette riktig skal innboksen bli to-do-liste med bare de viktigste sakene som krever litt grundig gjennomtenkning.

Slik tar du kontroll over e-postboksen.

4. Ta først fatt på de nyeste e-postene og jobb deg nedover.

- De eldste e-postene har sikkert andre begynt å jobbe på, er en av slutningene bak dette rådet.

5. Tenk gjennom hvilke personer som også kunne kan ha nytte av e-posten og videresend den.

6. Ikke bruk blindkopi.

Som oftest når man sender blindkopi er det for å skjule noe. Tilstreb heller åpenhet.

7. Ikke gi kjeft.

- Hvis du må kjefte, gjør det personlig. Det er altfor lett å gjøre det elektronisk, skriver Rosenberg og Schmidt.

8. Gjør det lett å følge opp en forespørsel.

Når du sender en mail der du spør noen om å gjøre noe, sett deg selv som kopi og merk e-posten «Å følge opp».

Da er det lettere å følge opp det som ikke har blitt gjort.

Når du skal følge opp, sender du bare den originale e-posten på ny med en ny intro «Har dette blitt gjort?».

9. Hjelp ditt fremtidige jeg å finne frem en gammel e-post.

Når du får en e-post du tror du kan få bruk for senere, videresender du den til deg selv sammen med noen nøkkelord som beskriver innholdet.

Når du velger nøkkelord tenker du på hvordan du kommer til å søke etter e-posten og velger dette.

Dette passer også bra for viktige dokumenter også.

Eksempelvis pleier Jonathan Rosenbergå sende kopier av pass og forsikringer slik at han enkelt kan finne dem hvis dokumentene forsvinner på reise.