Her må de legge mobilen i hylla når de kommer på jobb

Er mobilen en tidstyv og dreper den effektiviteten? Hos Max Marketing Gruppen (MMG) parkerer de ansatte telefonen når de kommer på jobb.

MMG, som har selskaper både i Norge og Sverige og som blant annet driver callsentre, har innført et par noe utradisjonelle ordninger: «Mobilhylle» og forbud mot en rekke nettsider og sosiale medier i arbeidstiden.

– Mange av våre ansatte er i en jobbsituasjon hvor vi trenger å være skjerpet og tilstedeværende for å prestere best mulig. Vår teori var at dette tiltaket ville skape mer effektivitet, høyere kvalitet og også mer samhandling på arbeidsplassen. Det vil si at folk snakker mer med hverandre i stedet for å sitte med mobilen, sier daglig leder Thor Einar Jacobsen i MMG til E24.

Han snakker om den såkalte mobilhyllen, som ble tatt i bruk for om lag ett år siden.

Har din bedrift iverksatt utradisjonelle tiltak for å øke effektiviteten på arbeidsplassen? Kontakt E24s journalist her!

– En naturlig rutine

MMG opplevde at mobiltelefonen var både en tidstyv og en oppmerksomhetstyv i arbeidstiden. Derfor tok de grep, inspirert av et prøveprosjekt hos skoleklasser.

– På den måten håpet vi også å gjøre arbeidsmiljøet enda bedre, sier Jacobsen.

Mobiltelefonene er tilgjengelig i pauser, i lunsjen og ved spesielle behov. Men i arbeidstiden er hovedregelen at mobilen skal plasseres i hyllen.

I tillegg begrenser MMG nettilgangen i arbeidstiden, slik at bare nettsider som inneholder faglig relevant stoff, er tilgjengelig. Jacobsen understreker samtidig at bedriften ikke er imot sosiale medier.

– Ordningen fikk generelt god aksept og forståelse, og etter en viss tilvenning har det blitt en av våre naturlige rutiner i hverdagen, forteller han.

Han tror at ordninger som er godt kommunisert og forankret, selv om de er utradisjonelle, ikke nødvendigvis vektlegges som negativt i medarbeidernes oppfatninger av arbeidsplassen.

Kan virke forfriskende

Men hva er egentlig en tidstyv? Definisjonen er bortkastet tid. Og det er ikke nødvendigvis gitt at bruk av sosiale medier og mobiltelefon i arbeidstiden er tidstyver, mener forsker og klinisk psykologspesialist Cecilie Schou Andreassen ved Universitetet i Bergen og Bergensklinikkene.

Forskningen gir motstridende svar på dette, mener hun.

– Noen studier viser at bedriftene lider økonomisk tap på grunn av privat nettsurfing. Andre studier viser derimot at surfing har samme forfriskende effekt som en gåtur, sier Schou Andreassen, som uttaler seg på et generelt grunnlag.

– Det kan altså virke stimulerende og inspirerende for noen medarbeidere – og kan derfor ikke utelukkes at slik bruk faktisk kan forbedre yteevnen. Problemet er når det blir tvangspreget og overdrevet, slik at det skaper ineffektivitet, gjør at en kommer for sent til møter, surfer under møter, og blir kronisk distrahert og ufokusert, sier hun.

Ha en klar politikk

I 2014 publiserte Schou Andreassen og kolleger en stor studie som undersøkte blant annet holdninger til og faktisk bruk av sosiale medier i privat sammenheng på jobb.

– Vi fant eksempelvis at begrenset tilgang og klare retningslinjer, i tillegg til positive utfordringer på jobb, motvirker slik surfing i arbeidstiden. Jobb med store arbeidsmengder begrenset også surfing, selv om jeg ikke vil anbefale overarbeid mot privat nettbruk i arbeidstiden, sier Schou Andreassen.

Hun oppfordrer arbeidsplasser til å innføre en aktiv og klar politikk og eventuelt begrense tilgang til særlige nettsider i jobbsammenheng.

– Ironisk nok, verktøy som i utgangspunktet skal fremme ytelse, er ofte de samme tingene som hemmer produktiviteten. For eksempel er mobiltelefonen, e-post, internett og sosiale medier viktige verktøy til å hjelpe ansatte til å få jobben gjort, men de tingene som også ofte skaper distraksjoner – eller blir kilde til såkalte tidstyver, sier hun.

– En påstand at det er bortkastet tid

Jan Kristian Karlsen er daglig leder i analyse- og rådgivningsselskapet Company Pulse AS og har blant annet skrevet bok om de såkalte tidstyvene. Han tror privat nettsurfing i form av sosiale medier kan bidra til produktivitet.

– Noen mener sosiale medier er bortkastet tid, men det er en påstand. Sosiale medier kan være produktivt i den forstand at det gir IT-kompetanse og at en kan utvide nettverket sitt, for eksempel, sier Karlsen til E24.

– Godt voksne ledere, som ofte selv ikke behersker og forstår sosiale medier, kan lett være fordømmende mot de unges bruk, og dermed kan bedriften gå glipp av en effektiv kommunikasjonsplattform, dersom mediet brukes riktig, legger han til.

Karlsen er ikke sikker på om han ville anbefalt andre bedrifter å gjøre slik som MMG.

– Det kommer an på hvilken type bedrift eller organisasjon det er snakk om, sier han, og understreker at han ikke er noe videre kjent med MMG og ordningen de har der.

– For store og mellomstore virksomheter med høy human kunnskapskapital er det generelle svaret på det nei. Jeg ville heller sett på hvordan man kan nyttiggjøre dette nye og smarte kommunikasjonsmediet. Å lykkes med effektiv bruk av sosiale medier handler mye om å unngå ulemper og oppnå fordeler. Virksomheter som erkjenner dette har utarbeidet strategier og retningslinjer, sier han.

Nyttig i forbindelse med rekruttering

Karlsen mener en av de største gevinstene, og kostnadsbesparelsene, ved bruk av sosiale medier er knyttet til rekruttering av nye medarbeidere. Han mener engasjement som kommer gjennom sosiale medier er en svært viktig, rimelig og effektiv kanal for å kommunisere og bygge relasjoner med kandidater.

– Mange virksomheter bruker også sosiale medier som kanal for nye samarbeidsformer med sine kunder, hvor tillitsforhold og relasjoner etableres på et nivå som tidligere ikke var mulig. Med en stadig økende mengde informasjon er sosiale medier, dersom mediet anvendes klokt, et svært effektivt virkemiddel til å forbedre produktiviteten i kunnskapsbaserte organisasjoner, sier Karlsen.

– Den største årsaken til skepsisen omkring sosiale medier, er at det er vanskelig å måle tidsbesparelsene og de konkrete effektene. Imidlertid er det til en viss grad mulig å måle, avslutter han.