JOBBEKSPERTENE: Kan vi pålegge de ansatte å betale på reise?

Ansatte stiller spørsmål om de faktisk kan pålegges å legge ut for reiseutgifter fra egen lomme. - Nei, dere må være enige om det, sier jobbekspertene.

LEGGE UT: Arbeidsgiver lurer på om det er lov å pålegge ansatte at de må legge ut fra egen lomme på jobbreise.

Sara Johannessen
Publisert:

Har du en lederutfordring?

Hver uke svarer arbeidsrettsekspert og advokat Trond Stang og HR-direktør i Egmont Christine Aalstad Bækkelund på spørsmål fra deg som har personalansvar.

Lurer du på noe? Send oss dine spørsmål her!

Ukens spørsmål:

«I vår virksomhet er det fast praksis at arbeidsgiver betaler flybilletter bestilt direkte fra vårt reisebyrå og leiebilkostnader bestilt direkte fra leiebilfirma. Det samme gjelder hotell som bestilles av arbeidsgiver, og hvor vi har avtalt kreditt, slik at regning ettersendes. Andre reisekostnader, alle måltider og diverse øvrige kostnader dekkes av arbeidstaker som skriver reiseregning etter hver reise og får sitt tilgode­havende utbetalt få dager deretter.

Nå har noen arbeidstakere reist spørsmålet om vi faktisk kan pålegge de ansatte å dekke slike reiseutgifter, selv om de blir refundert i løpet av kort tid. Har arbeidstaker eventuelt krav på noen form for kompensasjon for å legge ut av egen lomme?»

Svar fra Trond:

Arbeidsgiver kan ikke pålegge arbeidstakere å forskuttere reiseutlegg på vegne av arbeidsgiver. En slik ordning forutsetter derfor arbeidstakers samtykke. Tidligere var det mest vanlig å løse dette ved at arbeidstakerne fikk ta ut et reiseforskudd som så ble gjort opp mot reiseregningen som skulle leveres umiddelbart etter reisens avslutning. I praksis medførte denne ordning ikke så sjelden en del problemer, særlig ved at enkelte arbeidstakere var svært sene med å levere reiseregning, og noen ganger kombinert med at de akkumulerte reise­forskudd over tid ble betydelig større enn de faktiske utlegg. I dag er det mest vanlig at arbeidsgiver enten har et eget firmakredittkort som bare skal brukes til firmautgifter og hvor arbeidsgiver får kredittkortregningen. En annen løsning kan være at arbeidsgiver betaler årsavgiften for et kredittkort for arbeidstaker mot at arbeidstaker bruker dette kortet også til firmautgifter. Arbeidstaker vil da ha et insitament til å innlevere reiseregning så raskt som mulig, slik at en mottar refusjon fra arbeidsgiver før kredittkortregningen forfaller til betaling.

Svar fra Christine:

Som Trond sier, kan dere ikke pålegge ansatte å bære reiseutgifter privat, og derfor er det heller ikke krav om, eller vanlig med kompensasjon for dette.

Med erfaring fra alle de alternative løsningene Trond nevner, vil jeg anbefale en løsning der dere som selskap dekker årsavgift til et privat kredittkort for de ansatte. Dette eliminerer en risiko for sammenblanding av utlegg i firmaets regi versus privat, (selv om det siste ikke skal forekomme) og generelt blir alle flinkere til å få med seg kvitteringer. Det gir også raskere reiseoppgjør og dermed et riktigere bedriftsregnskap gjennom året. På reiser til land der kontanter også er nødvendig, er reiseforskudd løsningen. Alt du har nevnt om bedriftens policy i ditt spørsmål, praksis for refusjon av utlegg, attestering og skjema for dette bør knyttes til personalhåndboken. Sjekk gjerne policy og rutiner med selskapets revisor først, så forenkler du deres jobb også!

Her kan du lese mer om