– 50 prosent av møtene vurderes som bortkastede

Dagens møtekultur er et stort samfunnsproblem, mener Norges eneste professor i kreativitet. Her er hans oppskrift på mer slagkraftige møter.

SIER DET MED HUMOR: Professor Erik Lerdahl har samarbeidet med tegner Børge Lund om striper relatert til temaene i boken. Her illustreres eksempler på dårlig møtekultur.

Publisert:,

MØTEVETERAN: Professor Erik Lerdahl har lang erfaring som møteleder. Han har nå skrevet bok om temaet.

Idet morgenmøtet i det fiktive selskapet skal starte, er to av kollegene ute av rommet for å hente kaffe. En tredje kommer slengende fem minutter for sent, og når møtet endelig er i gang viser det seg at ingen har forberedt seg godt nok. Flere fikler med mobiltelefonen, ingen tar ansvar og når hele seansen er over etter halvannen time er motivasjonen på bånn.
Slik skal man ikke arrangere et møte, mener professor i kreativitet Erik Lerdahl ved Norges Kreative Høyskole.
– Møter er hjertet som skal gi energi og flyt, men de fleste organisasjoner har fått kronisk hjerteinfarkt, sier Lerdahl til E24.
Professoren, som har en doktorgrad fra NTNU, er aktuell med boken «Slagkraftige Møter». Hans erfaring fra tyve år som konsulent og møteleder er ikke oppløftende.
– Dagens møtekultur er et stort samfunnsproblem som koster norske bedrifter og organisasjoner mange milliarder av kroner hvert år. Disse midlene kunne ha vært investert for å gi verdiskapning i stedet for mistrivsel og nedsatt lønnsomhet, sier han.
Søvndyssende
Ifølge Lerdahl er møter den viktigste arenaen for å bygge organisasjonskultur, og mange ledere ser på møter som sitt viktigste styringsverktøy, der beslutninger tas.
Det er derfor god møtekultur er viktig, mener Lerdahl.
– Gode møter gir folk energi. Man kan få lyst til å gjøre noe, det er ikke bare bortkastet tid. Etter gode møter kan man gå ut med motivasjon til å erobre verden, etter dårlige møter kan man være så kaotisk i hodet at man blir utmattet og må legge seg nedpå. Jeg har selv erfart å være så utslitt etter jobb at jeg har måttet sove etterpå, sier han.
Både i toppen og bunnen av norske bedrifter brukes også mye tid på møter:
Ledere kan bruke opp til 70 til 80 prosent av tiden sin på møter, inkludert reise og opphold. Vanlige arbeidstagere sitter i møter 30 til 50 prosent av arbeidstiden.
Samtidig viser ulike studier at nærmere 50 prosent av møtene vurderes som bortkastede.
– Dårlige møter gir flere møter, dobbeltarbeid og behov for mer kommunikasjon, samt flere konflikter, lavere motivasjon og nedsatt produktivitet. Dårlige møter gir også dårlige beslutninger og lite optimale løsninger som går direkte utover lønnsomheten, sier Lerdahl. En hovedgrunn for mange å slutte på en arbeidsplass er for øvrig dårlig møtekultur, ifølge Lerdahl.
Etterlyser bevegelse
Professoren har fem viktige prinsipper når det kommer til gode møter: Planlegge, prosesslede, involvere, synliggjøre og oppfølge.
– Møtet starter ved planleggingen og avsluttes ved oppfølgingen. Dette må inkorporeres i organisasjonen. Dersom man ikke planlegger og følger opp kan man like gjerne ikke ha møtet, sier han. Uten for eksempel å innhente fakta i planleggingen, kastes det bort mye tid på synsing.
Lerdahl etterlyser klare spilleregler rundt møtet: Hva er lov og ikke lov, og hvem har ansvar for hva?
Han mener at både agenda og referat bør være synlig for alle deltagerne til enhver tid, og at man bør avvike fra diskusjon som eneste metode. Ellers blir det fort inn det ene øret, ut det andre øret. Dessuten mener han at man kan bli mer bevisste på hvem som faktisk deltar på møtene.
– Dersom man ikke har riktige beslutningstagere, trenger man ikke ha møte i det hele tatt. Og alle folk trenger ikke være der hele tiden. Noen kan komme inn i 10 minutter dersom ikke alt er relevant for dem. Problemet er at de sitter der i halvannen time og kaster bort tiden, og da blir de demotiverte, sier han.
Professoren har også noen mindre tradisjonelle forslag, som innebærer bruk av kroppen. Dette spenner fra å bytte plasser underveis til enkle fysiske øvelser.
– For eksempel kan man ta hverandres hender og riste hverandre i 20 sekunder. Det skaper en uformell setting og friskhet. Slike enkle grep kan gi møtene en helt annen dynamikk, sier han.

Les også

- Det er en myte at nordmenn ikke jobber

Les også

Slik vil produktivitetsekspertene forme Norge

Les også

«Jævla drittsystem»