Slik bør ledere ta den vanskelige samtalen

Alle vet at ledere ikke skal skyve problemer under teppet. Likevel er et av de vanligste ankepunktene mot ledere at de ikke tar tak i problemer eller konfronterer dem som forsømmer seg. Her er syv trinn for god gjennomføring.


<p><b>TA SAMTALEN:</b> Ledere bør ikke la være å ta den vanskelige samtalen med kolleger.</p>

TA SAMTALEN: Ledere bør ikke la være å ta den vanskelige samtalen med kolleger.

 
kommentar Vivi-Ann Hilde

Vivi-Ann Hilde er partner i konsulentselskapet Considium.

Hun bistår ledere og bedrifter i å nå resultater, og er en etterspurt rådgiver innen lederutvikling. Hun jobber med salg og ledelse og gjennomfører prosesser, kurs og foredrag.

Hun er siviløkonom fra Norges Handelshøyskole og har leder- og konsulentbakgrunn fra selskaper som PricewaterhouseCoopers, IBM, Orkla og Macks Bryggeri.

Vivi-Ann blogger om ledelse på hildeombusiness.no.

At leder tar tak i problemer for å finne løsninger er en av forventningene knyttet til lederrollen.

Hvis noen leverer arbeid som ikke holder mål, er det ikke bare å si det til dem? Hvis kolleger har dårlig hygiene, er det ikke bare å gi beskjed at de lukter svette og må gjøre noe med det?

Hvor vanskelig kan det være, lurer noen. Men ledere er forskjellige. Noen har ingen problemer med tydelig tale, mens andre utsetter samtalen til evigheten. Grunner til dette kan være:

  • Frykt for å såre andre 
  • Frykt for å bli upopulær
  • Synes det er pinlig å snakke om
  • Vil ikke blande seg i medarbeideres privatliv
  • Frykt for konsekvensene av samtalen
  • Tenker at det er andre som bør ta samtalen

Uansett hva grunnen er, leder bør ta samtalen. Ikke nødvendigvis for egen del, men for medarbeidernes del og for å vise lederskap. Hvis leder ikke tar tak, for eksempel i upassende adferd, signaliserer det en aksept for adferden.

Me too-saken er et godt eksempel på dette. I mange organisasjoner har ledere sett gjennom fingrene med upassende adferd da de selv ikke har følt seg verken plaget eller opprørt. Historien har vist at de burde tatt tak for lenge siden.
Det kan være mange negative konsekvenser av at ledere ikke tar den vanskelige samtalen: Deres autoritet i lederrollen svekkes, medarbeidere demotiveres av det de opplever som urettferdig og vilkårlig adferd av leder, problemer eskalerer, dårlig arbeid og kultur vedvarer, medarbeideres moral og motivasjon svekkes.

Her er syv trinn for gjennomføring av den vanskelige samtalen: 
1. Forberedelser før samtalen

  • Finn et passende tidspunkt (ikke før helg og ferie), inviter den du skal prate med og gi en indikasjon på hva det dreier seg om.
  • Tenk gjennom hva du vil oppnå, hva som kan være problematiske områder og hva som er mulige løsninger.
  • Finn konkrete eksempler du kan henvise til. Vær konsekvent på å beskrive konkrete handlinger. Husk at du skal korrigere adferd, ikke person.

2. Presenter problemet

  • Kom raskt til poenget.
  • Presenter problemet slik du ser det. Vær konkret og bruk eksemplene du har forberedt.
  • Beskriv handlinger og konsekvensen av disse. Mange som forsømmer seg ser ikke konsekvensen av sin adferd. For eksempel; når du kommer for sent må andre gjøre din jobb. Når du leverer dårlig kvalitet, rammer det hele prosjektet.

3. Få frem den andres reaksjoner

  • Lytt. Hold kjeft, selv om du er fristet til å argumentere imot.
  • Sjekk at du har forstått riktig. Still spørsmål. Be den andre komme med eksempler eller utdype sine argumenter.
  • Repeter, ikke argumenter. Profesjonelle kverulanter er mestere i å avlede oppmerksomheten vekk fra seg selv. Ikke gå på limpinnen, repeter hva saken dreier seg om, ikke argumenter imot. Da beholder du regien i samtalen.

4. Få aksept for problemet

  • Påpek forhold dere er enige om.
  • Formuler problemet; hvilken adferd er det som må endres?
  • Vær fast på sak, myk på person. Du kan vise sympati selv om du er tydelig på at dere må finne en løsning.

5. Få frem løsningsforslag

  • Inviter den andre til løsningsforslag.
  • Oppmuntre til å se fremover og tenke konstruktivt.

6. Velg ut løsningsforslag

  • Forsøk å enes om ett eller flere løsningsforslag
  • Hvis det ikke er kommet frem forslag i samtalen, da må leder fortelle hva som må gjøres for å løse problemet.

7. Avtal en oppfølgingssamtale

  • Avtal en kort samtale om et par uker for å se om dere er på rett vei med avtalte tiltak.

I noen bedrifter ønsker de ikke å kalle det den vanskelige samtalen. Et sted het det den nødvendige samtalen. Men uansett hva du kaller samtalen, det viktigste er at du tar den, og det litt raskt.

Vis kommentarer

Kjære kommentarfeltbruker!

Vi ønsker dine argumenter og meninger velkommen. Vær saklig og vis omtanke, mange leser det du skriver. Gjør debatten til en bedre opplevelse for både andre og deg selv.

Les mer om våre regler her.

Se alle kommentarer på E24
På forsiden nå