Hvorfor ikke Skype?

Hvorfor reiser folk helt til Amerika for et par møters skyld? Epost-generasjonen må kanskje gå av med pensjon før bedriftene tar i bruk eksisterende teknologi.

I fjor skrev Elin Ørjasæter om hvordan vulkanutbruddet på Island kanskje endelig kunne få folk til å begynne å bruke telekonferanse heller enn flyreiser. Nå, et år etter, har vi igjen hatt et lite vulkanutbrudd, men vi reiser ikke mindre for det.

Jeg har aldri skjønt vår merkelige trang til å flytte 50-100 kilo kjøtt og blod for at noen få kilo hjernemasse skal få anledning til å påvirke hverandre. Hvorfor i all verden bruker vi ikke tele- og videokonferanser når kameraer er innebygget i laptop og mobil og Skype er tilnærmet gratis?

Jeg snakker med folk i mange firma, og forundrer meg stadig over det i noen organisasjoner er helt naturlig å bruke video- eller telekonferanser, men man i andre organisasjoner (forbausende mange) blir møtt med flakkende øyekast og nervøse bortforklaringer når man lurer på om vi ikke kan ta dette møtet over telefonen i stedet.

Dette er ikke nytt

Video- og telekonferanser er gammel teknologi. Jeg installerte mitt første videokonferansesystem i 1996, etter at jeg hadde flyttet hjem fra USA, men fortsatt jobbet for et amerikansk konsulentselskap.

I løpet av de neste fire årene hadde jeg nesten daglige videokonferanser fra hjemmekontoret i kjelleren, og ble flink til å posisjonere kameraet slik at mine fine mørke bokhyller med imponerende titler dannet en passende intellektuell bakgrunn.

Hvis kameraet ble vridd noen få grader sidelengs, kom skittentøyhauger og lekende småbarn til syne. Jeg hadde ukentlige møter med folk på flere kontinenter og vi eksperimenterte til og med kaffeslabberaser med familie og det hele.

Ikke på noe tidspunkt hadde jeg problemer med å forholde meg sosialt og personlig til disse menneskene – ikke de til meg heller, skjønt noen av dem trodde jeg var svært liten av vekst siden kameraet stod nokså høyt.

Siden den gang har det blitt mindre videokonferanse – ikke fordi teknologien var vanskelig, men fordi telekonferanser var enklere og billigere. (Artikkelen fortsetter under bildet).

Via telefon eller Skype, og med presentasjoner delt over nettet, har jeg hatt hundrevis av møter og forelesninger med mennesker i USA, Europa og Asia. Jeg satt i telekonferanse med amerikanere – noen av dem i New York – da flyene smalt inn i World Trade Center.

Men i Norge er det færre telekonferanser, med mindre jeg har anledning til å tvinge det frem selv (med studenter, for eksempel) eller når jeg har snakket med teknologibedrifter.

Jobben som telefonkonferanse

Man trenger ikke vite hvordan folk ser ut for å jobbe med dem, men mangelen på bilder kan gi seg pussige utslag: På flere prosjekter jobbet jeg med Frank, en hyggelig og arbeidsom markedsanalyseekspert. Han hadde en litt sped og feminin stemme, og mitt indre bilde av ham sto i stil med det. Så satt jeg en dag på kontoret i Boston, jobbet intenst, merket at lyset i rommet ble mørkere, så opp – og der sto den største bodybuilderen jeg noensinne har sett. Han holdt frem hånden og pep: ”Hi, I’m Frank, great to finally meet you.”

Noen mennesker lever rett og slett i telekonferanser: En konsulent jeg intervjuet, ga meg nummeret til en telekonferansetjeneste da jeg skulle snakke med ham. Det viste seg at han hadde høytalende telefon konstant oppringt til denne telekonferansen – og da vi hadde snakket sammen en time, måtte jeg legge på, for da kom neste avtale inn hans virtuelle kontor.

Patrick Dixon, teknologiguru, har et kontor i London og et i New York, og konstant videokonferanse mellom dem, slik at han kan se fra London hvem som går forbi kontoret i New York og snakke med dem direkte.

Men dette er unntak – hva er egentlig årsaken at vi ikke alle sammen gjør dette? (Artikkelen fortsetter under bildet).

Teknologien i seg selv er ny for mange, greit nok, men det holder likevel ikke lenger. Det tar ikke så lang tid å lære seg å bruke mute-knappen, at det lønner seg å kjøpe et headset, at det kan være lurt å ha et lydløst tastatur i stedet for et som sender maskingeværsalver inn i mikrofonen.

Teknologien nå er billig og stabil: En laptop med Skype og trådløst nettverk bringer verden inn til ethvert konferanserom. De fleste mobiltelefoner, til og med, klarer fint å fungere som en konferansetelefon, om enn med noe sviktende lydkvalitet.

Ledere utfordres

Mange, inkludert en del ledere, vil ikke bruke denne teknologien nærmest uansett. Jeg kjenner til ledere som insisterer på ukentlige møter på faste tider, med alle fysisk tilstede. Det er liksom ikke et ordentlig møte uten at man ser folk over bordet – og for en del ledere er det til og med provoserende at man har med seg laptop’en – de forlanger at man kommer ”topless”.

Og her ligger noe av problemet – den sosiale dynamikken er annerledes når man kommuniserer gjennom teknologi, og en del tradisjonelle ledere har problemer med det aspektet.

Man sitter ikke ved toppen av bordet, en posisjon med naturlig autoritet. Man ser ikke folks reaksjoner i ansikt og øyne når man sier noe. Man kan ikke tvinge folk til å følge med – du aner ikke om de du snakker med hører på deg eller sjekker Twitter.

Hvis du slår en vits, hører du ikke latteren fordi folk har på mute-knappen for ikke å lage støy. Timing er problematisk, og av og til er det uklart hvem som har ordet.

Skal du etablere autoritet i en telekonferanse, må du i større grad gjøre det gjennom å være verbal, interessant, og rask i replikken (men ikke for rask – du må få ordet først). Du har rett og slett et mindre register å spille på.

Videokonferanse er enda vanskeligere – der må du huske på å se inn i kameraet (ikke på bildet av deg selv på skjermen) ellers ser det ut som du ikke ser folk inn i øynene, og du fremstår som lite troverdig.

Du må overdrive ansiktsuttrykk for å at det skal synes – det er derfor noen programledere ser troverdige ut på TV, andre ikke – fordi kameraet stjeler kommunikativ energi. Og du må huske på ting som lyssetting og kamerahøyde.

Telekonferanser kan være slitsomme fordi folk mangler disiplin og ikke naturlig forstår i hvilken grad de forstyrrer andre ved å komme sent eller ikke ha satt opp ting på forhånd (se dette klippet for en festlig versjon av dette.)

Man trenger disiplin for å få til effektive virtuelle møter. Tidssoner er problematiske – det er ikke lett å sette opp en konferanse med folk i Singapore og Silicon Valley samtidig.

Men tenk hva du sparer i reisetid, møterom, og møtetid – i motsetning til fysiske møter, slutter faktisk telekonferanser før tiden, når man er ferdig med jobben.

Deltakerne sliter også

Hva så med de ansatte – hvorfor bruker ikke de telekonferanser? I stedet for to timer i telefonen er man tydeligvis villig til å bruke 8 timer på fly og flytog for å oppnå det samme. Ikke bare det, men man må komme seg i dusjen også…

Jeg tror status og signaleffekt er viktig her også, faktisk. For mange er reising en slags belønning. En ting er at man får bonuspoeng (vel, ikke i Norge lenger) og gratis kaffe.

En annen ting er at for de fleste av oss (de som ikke reiser i et kjør) er reising, selv i en tid med stadig mindre luksus, en anledning til å slappe litt av, et avbrudd i monotonien, en sjanse til å kunne være litt sjef – om ikke noe annet, så er man ikke tilgjengelig for andres hasteoppdrag fordi man likevel er på kontoret. Litt frihet, rett og slett.

Samtidig kan man okke seg over at det er så mye reising og at man bruker livet sitt på flyplasser. Det er som kjent ingen som så stresset at de ikke har tid til å stoppe og fortelle deg hvor mye de har å gjøre.

Jeg vet ikke om det fremdeles skjer, men i et større konsulentfirma i Norge hadde man den ordningen at om man ikke reiste i jobben, så kunne man legge inn bestillinger på tollfrie varer – og siden det var en del konsulenter som reiste så mye at de ikke trengte den tollfrie kvoten, så kjøpte de ganske enkelt for de som ikke reiste.

På denne måten fikk hele organisasjonen del i de fordelene reising tross alt gir. På slutten av nittitallet, da mange organisasjoner innførte delte videokonferanserom, snakket man til og med om å dele ut bonuspoeng slik at folk ikke skulle tape på at de ikke fløy lenger.

Et annet aspekt er tilhørighet – på samme måte som en sjef må bruke andre virkemidler for å være sjef i et telefonmøte, må en deltaker bruke andre virkemidler for å signalisere tilstedeværelse og lojalitet.

Til et vanlig møte kan man godt stille opp, men ikke si noe – det blir likevel lagt merke til at du er der. Så ikke i et telefonmøte – med mindre man har mekanismer som eksplisitt viser hvem som er tilstede, for eksempel ved at man spør hver enkelt deltaker etter tur om de har noe å tilføye, eller at man bruker et parallelt system, som for eksempel en delt skrivetavle, til å kommunisere meta-informasjon, som for eksempel at noen vil si noe eller at noen stemmer for eller imot. Man trenger en ”Liker”-knapp som Facebook har, for å kunne signalisere deltakelse.

Et tredje aspekt er den vanskelige kombinasjonen at noen er fysisk til stede, andre ikke – hvordan håndterer man balansen mellom de som er i rommet og de som er i høytaleren. Begge kan dominere, hver på sin måte.

En langdryg telefondeltaker er vanskelig å bringe til taushet med ansiktsuttrykk. Fysiske deltakere kan ha raskere replikker og mer dynamikk i samtalen. Igjen er det disiplin som må til – møteledelse som eksplisitt innfører balanse.

Fremover går det langsomt

Ikke desto mindre – skal video- og telekonferanser virkelig gjøre et innhugg i reisebudsjettet, må de bli institusjonalisert. De må bli den vanlige måten å kommunisere på, ikke unntaket. Det kommer til å skje, men det kommer til å ta tid – og vi må lære oss noen småting.

For det første – telekonferanser med og uten støtteapplikasjoner er to helt forskjellige opplevelser. Selv noe så enkelt som en delt Powerpoint-presentasjon strukturerer diskusjonen og signaliserer til alle hva man holder på med.

Et meldingssystem eller et delt dokument (Google Docs, for eksempel) gjør at man kan ha en hovedkanal for selve innholdet og en sidekanal for mindre viktige beskjeder (”Hei, dette er Espen, tilbake etter mobiltrøbbel.”)

For litt formelle møter er det viktig å ha en person som er ordstyrer og agendaansvarlig, og at dette ikke er den personen som skal snakke mest. Skal noen holde et foredrag, for eksempel, så må man alltid ha en konferansier som samler opp spørsmål og fikser og ordner i bakgrunnen.

Og har man ikke gjort det allerede, så gakk ut og kjøp skikkelige headsets folk kan bruke, slik at bakgrunnsstøy minimeres og folk han høre hva som blir sagt. De koster mindre enn en tur til Bergen uansett.

Mange tror at smarttelefoner med doble kameraer og konferansefunksjonalitet kommer til å gjøre telekonferanser mer vanlige.

Jeg tror ikke det er teknologien det står på, men kulturen – og kanskje at utstrakt bruk av telekonferanse kommer til å vokse seg frem som et resultat av Facebook-generasjonens kompetanse med asynkrone medier, heller enn epost-generasjonens trang til å gjøre noe med reisebudsjettet.

Med tiden vil samhandling blir noe konstant, og reduksjonen i reising kommer gjennom reduksjon av antall samtidige møter. Det er bare en del ledere og medarbeidere som må gå av med pensjon først …

Følg Espen Andersen på Twitter: @espenandersen